大規模なプロジェクトがある場合、多くの企業が外部ベンダーを取り入れています。作業のアウトソーシングには、スタッフの不足、リソースの不足、プロジェクトの専門知識の不足など、さまざまな理由があります。パースペクティブベンダを選ぶとき、ビジネスはしばしば情報要求または提案要求を送ります。どの種類のツールが組織に最適かを判断する前に、両者の違いを検討してください。
情報を要求する
情報要求（RFI）は文書を計画しています。それらは非公式の文書であり、通常どちらの当事者からのコミットメントも必要としません。 RFIは、見込みベンダーの会社、機能、スキル、および経験に関する情報を収集するように設計されています。プロジェクトの詳細と予算は通常、このタイプのドキュメントには含まれていません。この種の情報が含まれるのは、会社が小規模プロジェクトの短期ベンダーを探している場合だけです。
提案依頼
提案依頼書（RFP）は、外部ベンダーからの入札や提案を引き付けるために企業が作成する複雑な文書です。 RFPには通常、プロジェクトの予算、スケジュール、および基準、そして会社の目標と目的が含まれます。それはプロジェクトの仕様と範囲に焦点を合わせ、そしてそれは潜在的なベンダーからの詳細な回答を求めるように働きます。仕入先からの回答には通常、仕入先会社に関する情報、提案された価格、および仕入先がプロジェクトを実行し管理する方法に関する具体的な詳細が含まれます。
プロセス
RFIは通常、低予算のプロジェクトに単独で使用され、高予算のプロジェクトの開始点として使用されます。通常、この種の文書に対する回答の送信と受信には数週間かかり、通常は10ページ未満です。 RFPは、高予算のプロジェクトに使用され、通常はプロジェクトの情報収集フェーズの最後に作成されます。通常、この種の文書を使用してベンダーからの回答を送受信するには数カ月かかり、通常少なくとも20ページ以上あります。
利点
RFIを使用すると、小規模で影響の少ないプロジェクトに有利です。この文書は、潜在的なベンダーがプロジェクトの詳細についての長い説明を送り返す必要がないので、潜在的なベンダーからの多くの時間や努力を必要としません。したがって、企業は提案プロセスを開始する前に、この種の文書を使用して大規模プロジェクトの範囲についてさらに学習します。 RFPの利点は、ベンダと前進して契約フェーズを開始する準備ができるということです。
デメリット
RFIのマイナス面は、ベンダーからの黙示的なコミットメントが見えないため、ベンダーが情報の送信に関心がないことです。 RFPの短所は、送信と受信に時間がかかることです。会社がプロジェクトの全体的な範囲と仕様について不確実であるならば、RFPを書くことは非常に難しいかもしれないか、または予測できないベンダー提案をもたらすかもしれません。
