いくら試しても、計画どおりにうまくいかない場合もあります。それがビジネスで起こるとき、あなたは大切な顧客または顧客を混乱させることになるかもしれません。誤って顧客に失礼したか、従業員の1人が状況に適切に対処できませんでした。クライアントの締め切りに間に合わなかったか、商品の数量が不足していた可能性があります。謝罪の手紙を書くことはあなたの仕事上の関係が継続することを確実にするために特定の状況において保証されるかもしれません。あなたがミスをしたか、遅れを引き起こしたか、不完全な製品を送ったか、または不十分なサービスを提供したならば、あなたはあなたの顧客または顧客に心からの謝罪をしたいです。
顧客に謝罪の手紙を書く方法
あなたがカスタマーサービス業界で働いているとき、あなたのビジネスはあなたがあなたの顧客をどのように扱うかと同じくらい良いだけです。顧客は「顧客は常に正しい」という格言を心にとめています。何か問題が発生して顧客に不適切な思いをさせる場合は、謝罪状を書くことをお勧めします。
顧客への謝罪の手紙は会社のレターヘッドに書かれるか、会社の苦情のために要員によって電子メールで送られるべきです。それは苦情を申し立てる人に宛てられ、適時に送付されるべきです。あなたの手紙は何が起こったのかを認める謝罪から始めるべきです。あなたの行動に対する責任を取り、顧客に話を聞いてもらうようにしてください。あなたが彼女がどのように感じたのか、そしてなぜ彼女が動揺したのかを見ることができることを顧客に知らせるようにしてください。最後に、可能な限り間違った点を解決する方法を提供します。
例：
ミシェル、
先週私達の店で受けたサービスについて私に連絡してくれてありがとう。私たちのレジ係があなたの商品の返品で状況をどのように処理したかをお詫び申し上げます。彼があなたの払い戻しについて間違った情報を提供してしまって申し訳ありません。領収書がある場合にのみ返品することができるとあなたに伝える前に、彼はマネージャーに確認しておくべきでした。申し訳ありませんが、レジ係との間で20分間をかけて議論しました。私もイライラしていたでしょう。今週あなたがその店に来たいのであれば、私は個人的にあなたの帰りを処理します。それはほんの数分かかります。
敬具
ロジャーS.
店長
クライアントに謝罪する方法
進行中のクライアントとの関係もあなたのビジネスに不可欠です。それは、長い間確立されたクライアントであろうと比較的新しいクライアントであろうと、できるだけ迅速に発生する問題に確実に対処したいと思うでしょう。
クライアントに謝罪するために、それは手紙を書くのに長い道のりを行きます。それはあなたが彼女の心を気にしていて手紙を書くためにあなたの忙しいスケジュールから時間をかけたことを示します。顧客への謝罪の手紙と同じように、手紙は会社のレターヘッドに書かれるか、あなたまたは部門長によってEメールで送られるべきです。必要な内部調査の後はできるだけ早くその手紙を送って、間違いや見落としが起きた理由を確かめてください。あなたのクライアントが動揺している理由をあなたが理解していることを示す謝罪で手紙を始めてください。間違いに対する責任を取り、是正措置を講じてください。あなたは継続的な関係を持っているので、何が起こったのか話し合うことができるように話す時間を設定することもまた良い考えです。
マイケル様、
最新のウェブサイトのデザイン変更の期限を逃したのは残念です。私たちが遅れていたことをあなたに知らせていないことをお詫び申し上げます。私たちのプロジェクトマネージャは、プロジェクトが1月の期限を守るための軌道に乗っていなかったとあなたに言ったはずです。彼と話をした後、彼はあまりにも多くのプロジェクトで過負荷になっていて、本来あるべきことの最優先事項ではなかったようです。プロジェクトの期限を守れないのは、いらだたしいことです。私たちは週末までにプロジェクトを完成させることができるとあなたに保証することができます。私はあなたの次のステートメントから1週間の支払いを誠意を持って差し引くつもりです。私はあなたとこれについて議論できてうれしいです。機会がありましたらご連絡ください。
敬具
ブルックB
デザインディレクター
謝罪する必要がある理由
謝罪は良い商習慣です。それはあなたがあなたの顧客や顧客とのあなたの継続的な関係を気にかけていることを示しています。それはまた、あなたが防御的または非難的になることなしに、不当なパーティーの気持ちを認めそして尊重することができることを示しています。
あなたの間違いの所有権を取ることはあなたと取引を続けたい顧客または顧客にとって励みになるかもしれない多くの完全性を示します。
