必要な結果を得るために電話に頼らないでください。カスタマーサービス、保険会社、企業、または他の誰かと重要な事項について電話で話すとき、あなたは将来の使用のために記録を作成するために確認書でフォローアップする必要があります。
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確認書は、電話での会話の記録を作成し、後で議論したことを証明するために使用できる方法です。確認書は3つのことを達成します：1）当事者が責任を追跡するのを助けます。 ２）会話が忘れられないことを受取人に伝える。 3）あなたの出来事のバージョンを証明するための訴訟手続における証拠として使用することができます。
話し合うことのチェックリストを作ることによってあなたの電話会話の前にあなたの手紙を計画してください。各ディスカッション項目について、誰が責任を持ち、いつその項目を達成するかを決定します。偶発事象がある場合は、それらを特定します。
あなたの電話での会話の後、あなたの手紙を書き始めます。日付、宛先、件名を入力してください。その手紙をはっきりと簡潔に書いてください。その手紙は事実上正確であるべきです。解説、投機、感情を省いてください。原則として、感嘆符は使用しないでください。脅迫したり、いじめたりしないでください。覚えておいて、手紙は裁判官や陪審員に読まれることになるかもしれない、そしてあなたは不快または不合理なように出くわしたくない。
「この手紙は私たちの電話での会話を日付に確認するためのものです。 ___「それから、誰が何を言ったのかを説明することで、話し合ったことを正確に説明してください。アクション項目の責任者、完了時期、および偶発事象を含む、重要な情報をすべて含めてください。上記の内容に誤りがある場合は、できるだけ早く書面で通知してください。
署名した手紙のコピーを必ず作成して保管してから、郵送してください。手紙の主題が重要であり、あなたが受取人が手紙の受け取りを拒否するかもしれないと信じる理由があるならば、それから証明されたメールを通して手紙を送ってください。あなたが受取人のEメールアドレスを持っているならば、Eメールは大丈夫です。
