ビジネスレターは、企業や組織における正式なコミュニケーションに使用されます。親しい知り合いや親戚に書かれたカジュアルな通信とは異なり、ビジネスレターは情報を簡潔かつ専門的に受信者に伝えることを目的としています。通常、業務上の通信には、紹介、本文、および結論が含まれます。 2つの文字フォーマットの違いは、句読点、長さ、色調、書き方にもあります。さらに、ビジネスレターには通常、行動を促す電話、またはレターを受け取った後の対応が必要です。
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ワープロソフト
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会社のレターヘッド
基本的な会社または正式なレターヘッドから始めます。該当する場合は、連絡先の詳細と会社のロゴとともに、住所が上部に表示されていることを確認してください。
日付を書いてください。受取人の住所を日付の2行下、挨拶文の上に配置します。名前、正式な役職、会社名、および事務所の住所を含めます。
受取人の住所の2行下に挨拶文を入力します。 「親愛なる」に続けて個人の役職と姓を入力して、受信者にアドレスを付けます。姓の後にコンマではなくコロンを追加することを忘れないでください。受取人の名前や性別がわからない場合は、「問題がある可能性がある場合」または「親愛なるサー/マダム」を使用してください。
挨拶文の後にイントロの段落を始めます。なぜあなたがビジネスレターを書いているのか、そしてあなたが受信者から何を要求したいのかについて話してください。議論を提示するならばあなたの立場を述べてください。読者になじみのある、または関連のある参照イベント、会議、または個人。
本文中のあなたの手紙の目的や主要なトピックについて詳しく説明します。あなたの主張、要望、提案を裏付ける例を挙げてください。顧客または見込み客に販売する場合は、製品の機能と利点、および顧客の声に関する詳細を説明します。
あなたの結論で体に従ってください。あなたの最初の要求か位置を繰り返しなさい。彼女の時間と考察を読者に感謝し、彼女がさらなる質問や情報のためにあなたに連絡することができる方法を彼女に話してください。
本文の最後の文から2行下の補完的な終わり2行で終わります。あなたの署名と印刷された名前のための4つのスペースを割り当てます。
ヒント
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オプションではありますが、あいさつ文の前に件名を含めることによって、冒頭で文字の目的を確認できます。意図した受信者を明確に示すためにアテンションラインを追加することも一般的です。
短くて短い文章を書きなさい。読者はあなたの手紙のすべての単語を読むのではなくスキムをするかもしれないことに留意してください。読者にとって重要と思われる太字のテキスト。 1ページを超える文字については、見出しの下に段落をグループ化するか、箇条書きと数字を使用してコンテンツを整理することを検討してください。
