会社は元帳を使用してすべての会計取引を記録します。総勘定元帳には、会社が財務記録に使用するすべてのアカウントの残高が含まれており、財務取引を報告するための中心的な場所を形成しています。子会社元帳には、選択したアカウントの詳細情報が含まれています。各補助元帳の残高は、総勘定元帳の対応する勘定の残高と等しくなければなりません。会社が補助元帳を使用する場合、いくつかの利点があります。
子会社元帳の種類
企業は、会計システムに数種類の子会社元帳を組み込んでいます。共通子会社元帳には、売掛金元帳と買掛金元帳があります。売掛金元帳には、各顧客に適用される個々の口座が含まれます。各クレジットセールは、各支払いと共に特定の顧客アカウントに記録されます。各顧客アカウントには現在の残高が含まれています。すべての顧客の現在の残高は、売掛金残高の合計になります。買掛金元帳には、各仕入先の個別勘定が含まれます。受け取った各請求書および支払った各支払いは、各特定の仕入先勘定について記録されます。各仕入先勘定には現在の残高が含まれています。すべての仕入先の現在の残高は、買掛金の合計残高になります。
詳細な情報
補助元帳を使用する利点の1つに、補助元帳で管理される詳細情報があります。買掛金元帳に記載されている各仕入先には、詳細な取引情報が含まれています。元帳には、各請求書、受領日、ドル金額、および仕入先に郵送されたすべての支払いが含まれます。
コントロール
子会社元帳を使用するもう1つの利点は、子会社が元帳に含まれている財務情報を使用して管理しているレベルにあります。売掛金元帳を使用すると、クレジットマネージャと売掛金スタッフは各顧客の現在の残高を管理できます。顧客が請求に異議を唱えるとき、売掛金担当スタッフはその口座内の取引を検討し、その紛争が有効であるかどうかを判断することができます。
制限付きアクセス
選択したアカウントへの従業員のアクセスを制限すると、子会社元帳を使用するもう1つの利点が得られます。コンピュータシステムを使用して、会社は彼らが担当している特定のアカウントへの従業員のアクセスを制限することができます。他の従業員は、子会社元帳に含まれている勘定の詳細を見ることができません。これにより、会社は顧客または仕入先のアカウントに関する機密性を維持できます。
