スケジューリングは、だれもしたくない日常的な管理作業の1つです。ただし、重要な日付とマイルストーンを記録する体系的な方法を開発しなかった場合、最適な計画が損なわれる可能性があります。マスターカレンダーには、重要な日付を含め、自動化し、今後の日付を人々に知らせるためのティッカーシステムを含める必要があります。マスターカレンダーを効果的に作成するためには、それは直感的で効率的であり、そしてすべてのユーザーのためによく書かれた手順を持っていなければなりません。
メンテナンスとバックアップの説明責任を担う人を1名指定します。この担当者は、配布前にカレンダー上のキー日付を確認して入力する責任があります。
最終日と締め切りを入力してください。最終日は、おそらく共同マスターカレンダーを作成し維持する最も重要な理由です。これらの日付は際立っており、太字、色付き、またはすべて大文字で入力する必要があります。
期限前にティッカーの日付を決定するために専門家やサポートスタッフと協力してください。これは活動や組織によって異なります。たとえば、主要予算会議の1週間前にリマインダーを提供するとします。しかし、グループのハッピーアワーは、イベントの1時間前にリマインダーを要求するだけかもしれません。イベントが直接のオフィスにない場合は、旅行に間に合うように構築することもできます。
変更をユーザーに通知するためのプロセスを決定します。これは正式または非公式のプロセスです。しかし、それは手順の中で明確に概説されるべきです。また、変更を確認する方法を提供する必要があります。これは、すべてのスタッフまたは会議出席者への確認要求を含む簡単なEメールです。
フォローアップ日を含めるためのオプションを提供します。フォローアップ日は、別の会議の結果として表示される日です。つまり、元の会議に添付されています。例としては、次回の会合の前に資金調達が完了するためのAR（要求される行動）があります。フォローアップ日を元の会議に添付できることは、プロセスを自動化し、次回の会議またはイベントの効率性を高めるための良い方法です。
マスターカレンダーを毎日、毎週印刷して配布します。これは組織によってはオプションです。
カレンダーを中央の場所に置きます。これはオンライン、共有ファイル、共有掲示板のいずれでもかまいません。
