各会社は会議について異なる規則を持っています。非公式のプロセスに従うものもあれば、より正式な構造を必要とするものもあります。マネージャーまたは事業主として、正式な会議と非公式の会議の両方をどのように実施し、終了するかを知ることが重要です。これによりコミュニケーションが改善され、より生産的な成果がもたらされます。
会議を延期することはどういう意味ですか？
「随伴」という言葉はラテン語から来ています 広告 （〜）と 日記 （毎日）多くの人が会議の終わりを迎えることと同じ意味でこの用語を使用していますが、「延期」は実際には会議または議題項目を別の日に移動することを意味します。たとえば、重要な情報が欠落しているために当面の問題について議論できない場合に、会社の取締役が会議を延期することがあります。調整は、会議が後で問題の問題について議論する準備ができたときに再開されることを意味します。すべての問題が解決したときに会議を終了または終了するのと同じではありません。
会議のプロセス規則は何ですか？
いくつかの組織、特に法廷、大学、政府機関、および大規模な組織は、正式な会議を実施するために確立された規則に従います。例えば、ロバートの「新たに改訂された秩序の規則」の下では、誰かが特定の状況下で会議を延期するための申立てを可決することができます。
- 定足数がない場合
- 組織の付則に定められているとおり
- 理事会メンバーが議題の終わりに達したとき
- 建物内で火災警報器が作動するなど、緊急または緊急の危険がある場合。
中小企業がロバートの規則に従うことはまずないが、彼らは会議を「公式に」延期するための簡単な枠組みを提供する。
会議を延期する手順
会議は初めにまたは任意の段階で延期することができます。議長であれば、すべてが順調に進むように計画を立てます。議題について話し合った後、誰かが会議を延期するように申し立てることを望んでいるかどうかを確認します。言うことによって一つを求めなさい 「延期の申立てが聞こえますか」 延期を求める申立てでは、次回の会議の日時と、次回の総会の前に特別な会合を必要とする緊急の事項を明確にしてください。ロバートの規則の下では、この運動は後回しにされる必要があり、修正または討論することはできない。
定足数が存在しない場合、または緊急の場合には、会議は動議なしに延期することができます。その日が祝日の場合、会議は次の営業日まで、同じ時間と場所に開催されます。延期された会議は、元の会議と同じビジネス順序に従います。閉会の辞では、会長が次回の会議の日時について話し合うことがあります。彼はまた、連絡先情報を提供し、参加者に感謝し、そして土壇場でのリマインダーをするかもしれません。延期が90日以上である場合、各参加者には日付と場所の通知が与えられます。
あまり正式ではない会議を調整する
すべての会議が正式なわけではありません。したがって、すべての会議が延期の申立てを要求するわけではありません。セールスミーティングはその好例です。彼らは確かに重要であり、すべての営業担当者が参加することが期待されています。しかし、セールスミーティングの目的は、セールスマネージャがスタッフに情報を伝えたり、ヒントや励ましを提供したり、目標に足りなかったり必要な書類を提出しなかった人々に知らせることです。ただし、セールスマネージャの意見が重要なので、会議中の投票はありません。一人の人が担当している会議を行った後に、延期するように申し立てを求めるのは愚かなことです。セールスマネージャは質問があるかどうかを尋ねることができます、そしてそれらに答えた後に、単に言う 「今日カバーしたいのはこれだけです。これらの新しいパンフレットをいくつか持って行き、この素晴らしい製品の素晴らしい利点を説明するのに使ってください」
問題と解決策について話し合うために管理者が集まる会議もその一例です。管理者は、運動と時間を使って正式な会議を開く時間がなく、また必要もありません。彼らは会議の内容を知っているので、議題は必要ありません。誰も分を取っていません。彼らは次回の会議でこれらの問題について議論し続けるので、技術的に彼らは会議を延期することができました。しかし、会議の正式な終結は厄介で不適切なものになるでしょう。たぶん、会議は30分や60分といった有限の時間にスケジュールされるでしょう。時間が経過すると、誰かが言うでしょう、 「来月この議論を取り上げましょう」 他の人が仕事に戻るためにドアから飛び出している間。
