従業員、ベンダー、または顧客とのコミュニケーションを問わず、効果的なメッセージを確実に作成することは、ビジネスの成功にとって極めて重要です。ビジネスコミュニケーションが確実に目標を達成するためには、最も効果的なメッセージに共通の5つの特性が含まれていることを確認する必要があります。
明確な目的
効果的なメッセージには、対象読者に情報を提供し、説得し、または協力するという明確な目的が含まれます。メッセージは、聴衆の理解度、潜在的な反応、そして作曲家との関係に基づいてデザインされるべきです。一般的に、密接に関連した問題をまとめて対処しなければならない場合を除き、各メッセージには1つの主要なアイデアのみを含めることをお勧めします。ビジネスコミュニケーションで明確な目的を持つことは、メッセージを配信するために使用される媒体を決定するのにも役立ちます。
適切なチャンネル
メッセージを配信するための適切なチャネルを選択することも重要です。電子メール通信は大規模な視聴者への配信に使用できますが、対面通信は小規模のグループに適しています。従業員のレビューや方針の変更などの文書を必要とする正式なコミュニケーションは、書面で行うのが最善です。どのアウトレットが特定のメッセージに最も適しているかを判断するのは送信者次第です。たとえば、会社の社交を発表するビデオプレゼンテーションは、従業員を興奮させるための創造的で楽しい方法ですが、CEOの家族の死亡を発表するためにビデオを使用することは鈍感であるかもしれません。媒体は、メッセージの目的を補足するものであり、歪めるものではありません。
正しい事実
ビジネスコミュニケーションは情報を報告する際に高レベルの正確さを必要とします。効果的なビジネスメッセージの特徴には、完全性と明確さのために二重チェックされるべき明確な日付、事実、リソースおよびスケジュールが含まれます。効果的なメッセージには、専門用語、スラング、「企業の発言」もありません。たとえば、「企業は優れた機会を利用して戦略を拡大する」と言うのではなく、「私たちのチームはビジネスの成長を支援するために最善のリソースを使用する」と言って単純化します。
完全なメッセージ
文書による口頭でのコミュニケーションは、そのメッセージが完成したときにのみ有効になります。物語の一部だけを伝えるビジネスメッセージは、受信者を混乱させ、意図したとおりにそれらを参加させることができない傾向があります。誰かが、何を、いつ、どこを、なぜ、どうやって、という質問にすべてのメッセージに答えているかどうかを尋ねるのが良いテストです。従業員、ベンダー、またはビジネスパートナーがメッセージに基づいて行動できる唯一の方法は、彼らがその全範囲を提供されているかどうかです。
クリエイティブな特徴
ビジネスコミュニケーションがベンチャーキャピタリストまたはセキュリティ担当者向けのものであるかどうかにかかわらず、人々は彼らの興味に注目するだけです。最も効果的なメッセージは、短く、魅力的で、要注意です。ほとんどの人がすべてのメッセージを面白く感じるわけではないので、ビジネスコミュニケーションにおける効果的なメッセージングは少し創造性を含むべきです。メッセージを要約してまとめると、それらが読まれる可能性が高まりますが、非常に興味深いアイデアを強調すると、フィードバックと行動が促進されます。
