定期的な電話会議を主催しようとする企業、組織、または大学は、毎回予想される参加者数を処理するために適切なハードウェアを設置する必要があります。必要なハードウェアを購入またはリースするときは、電話会議ハードウェアを適切に動作させるために、適切なソフトウェアとそれに付随するライセンスも保護する必要があります。社内の情報技術（IT）スタッフが必要な設定を処理できます。 ITスタッフのいない組織は、セットアップを支援するためにコンサルタントを雇うことができます。
サーバー/プロセッサ
信頼できる電話会議の設定には、最初に1つ以上の信頼性の高い高性能サーバーが必要です。 CPUは、最低1GBのRAMと最低100MBのイーサネットインタフェースを備え、3MHz以上の高速である必要があります。これにより、50から100の発信者に対応できます。自分のリモートオフィスなど、複数の場所から参加者が電話をかけてくる場合は、自分のサーバーまたは電話機器で自分の電話会議の終わりを処理できます。ただし、複数の企業サイトまたは大学の構内に電話会議機能を設定する場合は、会議に参加するすべての場所に信頼できるサーバーをインストールすることをお勧めします。これらのサーバーは、各場所に多数の参加者がいる場合を除き、必ずしも電話会議を開催する本社またはキャンパスのサイズにする必要はありません。
インターネット接続
電話会議を効果的に実行または参加するには、特定の通話に参加していると予想される50人の発信者それぞれに最低10 Mbpsの高速インターネット接続が必要です。大企業、大学、または組織は、独自の高速LANでこれを達成できます。ただし、ほとんどの組織でこれを達成するための最も予算を重視する方法は、コロケーション機能を介してこの接続を処理するためにサーバーをリースすることです。
ボイスオーバーIPハードウェア
VoIPサーバーボックスを使用して実現されるVoice over IP（VoIP）接続を介して、最も成功した電話会議を開催できます。このハードウェアは、インターネットプロバイダから、またはテクノロジハードウェアプロバイダの事業者から入手できます。電話会議に参加するすべての人が自分のサイトに独自のVoIPハードウェアを持っていることは重要ではありません。繰り返しますが、各サイトに多数の参加者がいる多拠点組織のために電話会議が設定されている場合は、VoIPハードウェアとソフトウェアを企業または大学のすべてのキャンパスにインストールする必要があります。
サウンドシステムコンポーネント
電話会議の設定によっては、スピーカー付きのサウンドシステムが必要になる場合があります。複数の人が各部屋にいるさまざまな場所にいる人のグループと電話会議を行う場合は、すべての参加者が聞こえるように各場所にサウンドシステムを用意する必要があります。電話会議用の効果的なサウンドシステムには、MIDI制御シンセサイザー、デジタルおよびアナログオーディオ入力を備えたMIDIポート、低ノイズオーディオミキサー（ソフトウェア制御可能）、およびスピーカーが含まれます。
ヘッドセット（オプション）
各参加者が自分のコンピュータの別々の場所にいる電話会議の場合、会議に参加する予定の各参加者には、マイクとミュート機能を備えたヘッドセットが必要です。電話会議だけを聞いている参加者の場合は、標準のヘッドセットを使用します。
