集中現金管理とは、金融取引を個々の場所に委ねるのではなく、単一の場所からすべての金融取引を処理することを指します。たとえば、全国のサテライトオフィスで個別に財務を処理するのではなく、シアトルのメインオフィスからすべての金融取引を実行することを選択したとします。集中現金管理には、財務監視の改善など、いくつかの利点がありますが、同時に不利な点もあります。
拡張中のソフトウェアの非互換性
ソフトウェア会社は、さまざまなプログラムが互いに対話しようとしたときに発生する複雑さを改善するための措置を講じましたが、相互運用性の問題が依然としてビジネスを悩ませています。この問題は、合併の際に特に問題となることがよくあります。あなたの会社が、異なる会計ソフトウェアや簿記ソフトウェアを運営する別のビジネスを買収した場合、そのビジネスで集中管理を実行すると、他のビジネスの金融ITインフラストラクチャが完全に見直されることになります。そのようなオーバーホールは時間、労力および費用を必要とする。
ソフトウェアの不具合による影響の増加
現金管理システムに問題がないと仮定すると、従業員は時計仕掛けのように給料を受け取るべきです。生涯にわたって問題のないコンピュータシステムやソフトウェアパッケージはほとんどありません。ソフトウェアのアップデートやファームウェアの欠陥によっても、プログラムがクラッシュしたり、データが失われたり、システムがフリーズする可能性があります。さらに、資金管理ソフトウェアまたはデータさえも管理または操作する際のユーザーの誤りは、すべての従業員およびすべてのあなたのベンダーへの支払いを遅らせることができます。分散型および紙ベースの現金管理でもユーザーエラーの問題が発生しますが、問題は組織全体ではなく小規模なグループまたは単一の施設に限定されます。
複数のタイムゾーンの調整
ビジネスが複数のタイムゾーンまたは国際的に機能している場合は、集中管理によってタイミングの問題が生じる可能性があります。あなたのビジネスがすべての従業員に同じ日に支払うと仮定すると、あなたのシステムは銀行が関連するすべての時間帯にまたがって取引の処理を停止する時を考慮し、そして国際的な日付ラインを越えて働く従業員の支払時間を考慮する必要があります。すべての従業員が現地に住んでいる場合のように一括支払いを1回送信するのではなく、複数の一括支払いを複数時間にわたって管理する必要があります。
その他の考慮事項
ビジネスは1か所しかないため、多くの中小企業はデフォルトで集中管理を使用しています。その時点で集中型の現金管理を実装しないで拡張することにした場合は、すべての場所に同一のソフトウェアをインストールすることで、将来の変化に備えてビジネスを位置付けることができます。これにより、相互運用性の問題が発生する前に排除され、ビジネス拠点から自由にデータをインポートできます。分散型の現金管理システムを維持することは、あなたのビジネスの財務状態を判断するためにすべての情報源から財務情報を集めて評価しなければならないので、あなたの財務担当者の仕事を複雑にします。
