顧客が合意されたとおりに支払いに失敗した場合、クレジットホールドがしばしば必要となります。保留により、支払いを受け取るまで、顧客は追加の商品またはサービスを購入できなくなります。ただし、顧客を顧客として維持しながらアカウントに集金するという目標を達成するためには、その手紙を慎重に検討する必要があります。アカウントのクレジットホールドレターによって動揺している顧客の中には、他の場所に事業を営む可能性があるものもあります。それで、最後の手段としてレターを送る前に、集めるための他の可能性が重要です。
アカウントの支払い履歴を確認します。顧客が郵便や電話で多数の支払い通知を受け取ったことを確認します。
あなたが支払いを主張しながら顧客に感謝を示すように理解しているが強いトーンを使って手紙を書いてください。最初の段落では、あなたのビジネスをサポートしてくれた顧客に感謝し、厳しい経済状況やその他の理由で顧客がアカウントに遅れを取る可能性があることを認めます。
それが強調のために単独で立つように、2番目の段落の最初の文でクレジット保持を発表してください。 「しかし、未払いのため、すぐにあなたのクレジットを一時停止しなければならないのは残念です」と書いてください。あるいは、同じメッセージを伝えるために異なる表現を使用してください。
3番目の段落で支払期日を詳細にして、クレジット保持を引き上げるために何が起きなければならないかを正確に伝えます。支払い期限を入力し、債権回収者への割り当てが可能であることを顧客に伝えます。
顧客に忠誠心を再度感謝して、手紙を終わらせます。直接電話番号を書簡に入れて、支払いの取り決めについて話し合うために顧客に電話をかけてください。
