スピーカー会議の計画とステージングに関連する詳細の数を考えると、ミーティングプランナーの仕事は気が遠くなる可能性がありますが、マルチタスクの挑戦を楽しんでいて詳細をマスターすることで知られている場合は、ジョブ。
あなたが必要とするアイテム
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マスターチェックリスト
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スピーカー契約
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会場
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緊急バックアップ計画
少なくとも1年前にはスピーカーカンファレンスの計画を立ててください。ゲストスピーカーとして予定している人が目立つ男性と女性でカレンダーの予定が何年も前になる場合はもっと長くします。講演者を会議に参加させるために必要なすべての作業と、イベントを開催するために必要な物資、備品、および規定を詳細に記載したマスターチェックリストを作成します。
空港、公共交通機関、ホテル、レストラン、その他のアメニティに近い便利な場所にカンファレンス会場を予約してください。これらの会場のスタッフは24時間365日の会議の混雑を処理するよう訓練されています。各スピーカーと法的拘束力のある契約を結んでイベントに参加するように、標準の発言契約を作成するように弁護士に依頼してください。
スピーカーが意図的にスケジュールされるように、会議の議題に取り組みます。基調講演と最後のスロットを処理するために最も動的なスピーカーを割り当て、出席者が最初の発言に興奮し、最後の発言に触発されるようにします。講演者にあなたの時間制限について説明し、彼らに質問をする時間を残すことの重要性を印象づけます。
前払い券を購入していない人のために、消耗品の注文、登録表の作成、機器のレンタル、看板、バッジ、クレジットカード/現金の受け取りシステムの手配をします。参加者に十分な時間をかけて交通計画を立てるために、日付の数ヶ月前に会議の講演者に確認のスケジュールを送ってください。航空運賃の払い戻し、事前予約された宿舎、または1日当たりの支出制限など、組織の責任を確認し、訪問者が訪問の一環として招待された社会的イベントのリストを確実に受け取るようにします。
壊滅的な可能性をカバーするバックアップ計画を考え出してください。スピーカーの死亡または怪我、あるいは土壇場での会場の変更。交通が主催者の責任ではない場合は、各スピーカーの主催者として行動するボランティアを割り当て、スピーカーを運転するためのリムジンサービスまたはタクシーサービスを予約してください。軽食の注文やスピーカー用の水のケースなど、土壇場での作業を完了します。
最後の会議前の日々の間にスタミナをつぶしてください - オーディオビジュアルエイドが行方不明になって、ホテルの部屋の混乱が起こり、飛行機が遅れるのであれば、これは物事が手に負えない時期です。あなたについてあなたの知恵を保ち、あなたのマスターチェックリストに頼ってください。ポストカンファレンスに講演者への感謝状を書いたら、自分で好きなことをして休暇を取りましょう。あなたはそれを手に入れました。
