オフィスで制作されたテキストは、慎重な筆記や素早いタイピングだけから来ていました。これは、文書を作成する際には細心の注意を払い、修正が必要なときにはかなりの時間を要しました。今日、ビジネステキストは、ワープロソフトとコンピュータの両方が一般的な作業ツールであるため、変更が簡単で作成も迅速です。
説明
ワープロ文書は、コンピュータの画面に表示されている場合でもハードコピーで印刷されている場合でも同じように見えるテキストベースの文書です。これらの原稿はコンピュータソフトウェアを使用して作成するので、テキストをすばやく入力して一般的なレイアウトや外観をインタラクティブに変更することができます。
ソフトウェア
最も一般的なワープロソフトはWordで、これはより大きなMicrosoft Office Suiteの一部です。 Corel WordPerfectのような他の市販の競合他社が存在していますが、その主な不利点は高コストです。その他の無料の選択肢には、インターネットベースのGoogle DocsやオープンソースプログラムOpenOffice Writerがあり、どちらもWordファイルを開いて操作することができます。サポートされている多くのファイル拡張子の中で、Wordは通常docとdocxを使用します。
スタイル
ワープロ文書は一般にスタイルを使用します。これは長い原稿の異なる要素間の一貫性を強制します。たとえば、特定のフォント、色、およびサイズで表示されるヘッダースタイルを定義できます。その後、このスタイルをドキュメントのすべてのタイトルに適用できます。フォントサイズを大きくするなどしてヘッダーの外観を変更したいと決心した場合は、各タイトルを個別に変更する必要はありません。代わりに、ヘッダースタイルを調整すると、スタイルが適用されるすべてのテキストも自動的に変更されます。
参考文献
状況に応じて、参照は自動的にテキストを変更します。たとえば、目次を生成し、ページ番号を使ってインデックスを付けることができます。ページ数を変更しても、ページ参照を個別に調整する必要はありません。代わりに、これらの数は文書を印刷するときに自動的に調整されます。
譲渡性
ワープロ文書は他の種類のソフトウェアと簡単に情報を交換できます。たとえば、パーセンテージが変わるたびに予算の円グラフを面倒に再描画するのではなく、スプレッドシートプログラムからグラフをインポートできます。したがって、スプレッドシートの番号を変更することによって、ドキュメント内のチャートを自動的に調整します。同様に、原稿に別のプログラムで使用したい名前や住所などの情報が含まれている場合は、そのデータをさらに処理するために簡単にエクスポートできます。
