あなたの持ち物に群れに乗ることは、事業運営に関して最も困難なことの1つです。物事の運用面からは、どのくらいの量の製品を販売することができるのか、いつより多くの製品を入手するのかを常に知りたがるでしょう。あなたの会計士も正確な在庫を必要とするでしょう、それで彼らはあなたの本を整理して、あなたがビジネス決定をするために必要な情報をあなたに与えることができます。すべてではありませんが、ほとんどの場合、おそらく永久在庫管理システムを使用します。
定期在庫システム
在庫管理を処理する方法は2つあります。 1つは、定期的な在庫システムと呼ばれるものです。つまり、月、四半期、1年など、状況に応じて一定の期間が経過すると、ドアを閉め、手持ちの在庫を物理的に数えます。 。会計上、これをあなたの期間の最終在庫と呼びます。前回の在庫数がこの期間の開始在庫でした。すべての購入品を開始在庫に追加し、すべての売上を差し引くと、理想的な世界では、結果は最終在庫とほぼ同じになります。もちろん、私たちは理想的な世界に住んでいるわけではありません。実際、在庫間の距離が長くなればなるほど、不一致が入り込むことになります。大きな不便です。
永久在庫システム
永久在庫システムでは、さらに多くの設定が必要ですが、設置が完了すれば、操作がはるかに簡単になります。あなたが所有するすべての在庫品は、購入時にコンピュータシステムに入力されます。在庫がなくなったとき、販売または使い切ったときは、コンピュータシステムの手持ち在庫から自動的に差し引かれます。あなたのビジネスモデルがあなたが持っているものを知っていることを中心に展開し、あなたがもっと注文する必要があるとき、あなたはほとんどすべてのビジネスに当てはまります、永久在庫方法を使うことは多くの利点を提供します。
定期在庫と永久在庫
あなたの在庫を管理するためにあなたがとるどのアプローチはあなたの状況に依存します。ビジネスを小規模にし、在庫を少なくして「ママとポップ」で運営することに満足している場合は、定期的な在庫管理システムで十分です。セットアップは最小限で、必要と思われる頻度で在庫数を数えることができます。会社の計画に十分な成長が見込まれる場合は、できるだけ早い機会に、できれば1日目から、永久在庫方式を導入することをお勧めします。
不利な点は、永久在庫方式は設定が複雑で、コンピュータ、ソフトウェア、および専門知識に多大な投資を必要とすることです。予算が限られている場合（スタートアップの場合がよくあります）、その初期投資はあなたが快適に管理できる以上のものになるかもしれません。場合によっては、短期間で基本的な永久在庫管理を提供する在庫管理システムを使用する必要がありますが、ビジネスや収益の増加に合わせてより機能の充実した製品にアップグレードすることができます。
完璧ではない
永久在庫システムの最大のポイントは、手持ちの品目の正確で最新の数を常に把握できるということです。それは広く真実ですが、現実の世界では、理論と実践の間には常にギャップがあります。あなたは破損や盗難に製品を失うでしょう。サプライヤはあなたに誤った請求書を送り、あなたは数個を超えてまたは短くなっている注文を受け取るでしょう、セールススタッフはセールスを鳴らすかまたは誤って返金します。適切なトレーニング、セキュリティ、および在庫処理のプラクティスを使用すると、それを最小限に抑えることができますが、作業している数を確認するには、実際の数を増やす必要があります。
あなたは少なくとも年に一回は完全な実地棚卸をすることを選ぶかもしれません、またはあなたは継続的な「サイクルカウント」を選ぶかもしれません。それは単に食い違いを探して定期的に数えるためにあなたの持ち物の特定の部分を選ぶということです。最も価値の高いものや最も量の多いものだけに焦点を当てることができます。問題が発生する可能性が最も高いからです。あるいは、年間を通じて在庫を少しずつ数えて、エラーが見つかったときに在庫を調整することもできます。 。
小売/卸売環境における永久在庫
永久在庫システムの最善の例は小売です。あなたの顧客がカウンターに商品を持ってくるとき、あなたは何らかの形のスキャナーで、あるいはおそらく手動で部品番号を入力することによってそれを鳴らすでしょう。スキャンは間違いの可能性を減らすため、可能な限りスキャンが優れています。販売が完了すると、あなたのシステムは手持ちの在庫を減らして、顧客の手の中に何があるのかを見極めます。
他の営業担当者の1人が別の部門のコンピュータからその製品を検索した場合、新しく修正された合計が画面に表示されます。あなたのシステムはまたあなたの物資が少なくなったとき、あるいは自動的に注文するときにあなたにもっと注文するように促すことができます。最良のシステムでは、サプライヤの割引や最小注文数も追跡されるため、1,000割引であれば950個注文しないように設定できます。卸売業者も同じように機能しますが、製造業者や流通業者から購入し、小売業者に販売する点が異なります。
製造/生産環境における永久在庫
単に製品を販売するのではなく、製品を製造するビジネスをしているのであれば、永久在庫システムを少し違った方法で使用します。この場合、あなたのインベントリの中のアイテムは原材料またはサブアセンブリであり、そして最終的にそれらは完成品になるでしょう。また、完成品になるまでの間、原材料を追跡する必要があります。製品によっては、1〜2秒、あるいは数年かかることもあります。その状態では、それらは仕掛品としてカウントされます。効率的な永久在庫管理システムを使用すると、原材料が不足することはなく、販売可能な完成品の数がわかります。もっと重要なのは、あなたの材料がコストで変動したとしても、あなたはまたあなたの製造コストが何であったかを知るでしょう。
LIFOおよびFIFO会計
実際の在庫管理では、特に腐りやすいものでなくても、常に棚の最も古い商品が最初に販売されるようにする必要があります。梱包は時間が経つと衰退し、箱は損傷を受け、鋼鉄の釘でさえ結局は錆びます。ただし、永久会計の目的では、各在庫を現在最も古いものと見なすか、最新のものと見なすかを決定します。これらのシステムは先入れ先出しと後入れ先出し、または略してFIFOとLIFOと呼ばれます。価格が上昇している場合は、最も古い製品が常に最も安く、最も新しい製品が常に最も高価になります。価格が下落している場合は、逆のことが言えます。それはあなたがあなたの費用をどのように説明するかについていくつかの重要な意味を持ちます。
LIFO、FIFO、およびCOGS
デモンストレーションのために、あなたのインベントリの中で最も古いアイテムが85ドルで購入されたとします。最新の価格は95ドルで、あなたは110ドルで販売します。 FIFOベースで作業している場合、あなたの利益は110ドルから85ドルのコスト、つまり25ドルを差し引いたものです。あなたがLIFOベースで働いているならば、あなたは同じ販売で15ドルの利益だけを数えるでしょう。あなたの目標が、おそらく潜在的な投資家を感動させたり影響を与えるために、可能な限り最高の利益を報告することであるならば、あなたはそれがFIFO方法を使うことが有利であると思うかもしれません。あなたの税金請求書を最小にするためにあなたの記録された利益を抑制し続けることを望むならば、LIFO方法は - この仮説の場合において - もっと理にかなっているかもしれません。一貫性がある限り、どちらの方法を使用することもできます。小売で実際に販売される商品のコスト、または製造で製造される製造コストを追跡する場合は、実際のコストを上下させながら追跡する加重平均法を選択することができます。
