送付状メモの書き方

報告書の送付状メモは、履歴書のカバーレターのように機能します。それを読者への個人的な意見と考えてください。あなたが直接報告を彼に引き渡していたならばあなたが言うことを受取人に書きなさい、しかしあなたの考えを最初に集めなさい。

あなたが書く前に、あなたが言いたいことを正確に指摘することは重要です。あなたの視聴者を識別し、彼らの特定のニーズと欲求を評価します。送付状のメモと残りの報告書や提案を起草するときは、これらの点を考慮してください。

簡単なメモの書式を使用して送付状のメモに対処します。組織にメモテンプレートがある場合はそれを使用します。そうでない場合は、出発点としてこの設定を使用してください。

メモ

宛先：受取人の名前と役職差出人：あなたの氏名と役職日付：報告書に記入した日付件名：報告書名

オープニングステートメントを書く。たとえば、「これはあなたが要求したレポートです…」です。長くする必要はありません。いくつかの簡単な文章で仕事が完了します。この段落と残りのメモには、ビジネスブロック形式を使用してください。各段落の間にハードリターン（空白）を入れますが、新しいセクションを始める前にタブやインデントを付けないでください。

紹介文を書く。レポートの範囲、それがカバーする内容、および情報の収集方法を正確に説明します。

メモの本文を書きます。レポートが読者にとってどれほど有用であるかを説明する。あなたの主な結論を提示し、あなたの聴衆にとって特に興味深い興味深い発見や章を強調してください。このセクションには、レポートをより有用にしたり読者にとってアクセスしやすくするための情報が含まれています。あなたはさらに研究のために提案をしたいかもしれません。

最後の段落を作成してください。あなたの読者に感謝の言葉を書いて、同僚からあなたが受けた大きな助けを認めなさい。また、ポイントを明確にするか、必要に応じてさらに作業を進めるように申し出てください。

スペルと文法の誤りについては、文書を確認してください。

あなたが信頼する同僚にあなたの仕事を校正してもらってください。彼女の新鮮な目は、紛らわしい発話やタイプミスに集中します。

必要な変更を加えて、校正担当者の提案を組み込みます。

完成した送付状を残りの報告書に挿入します。目次の直前およびレポートのタイトルページの後に配置します。