効率的な事業を運営するためには、事務処理を追跡することが不可欠です。契約します。プロポーザル請求書請求書ライセンス21世紀においても、ほとんどの事務処理がデジタル化されている場合でも、管理業務を円滑に進めるためにファイル管理が依然として必要です。ビジネス書類管理の原則の多くは、あなたのデジタルファイリングシステムがあなたのラップトップ上にあってもクラウド内にあっても変わりません。
ファイル管理の原則
優れたファイル管理の基本法則は、システムが文書を見つけやすくすることです。そうでなければ、それは何の意味もありません。
スチール製のキャビネットをベースにしているかクラウドをベースにしているかにかかわらず、優れたドキュメントファイリングシステムであれば、ファイリングは面倒で困難にはなりません。今月の売上報告書がどのファイルに入っているのかを把握するだけで数分かかる必要はありません。必要な情報を簡単に取得できるはずです。適切な申請は人には依存しません。管理アシスタントまたはIT担当者が辞任した場合、彼らの交代でシステムを把握できるはずです。ファイルのカテゴリは明確で識別しやすいものでなければなりません。システムは、非アクティブなレコードを簡単に識別して削除できるようにする必要があります。
特にソフトウェアに関しては、柔軟性も重要です。ビジネスを単一のベンダまたは特定のコンピュータプラットフォームに限定する文書ファイリングシステムでは、今後問題が生じる可能性があります。
システムはまた成長を処理できなければなりません。あなたのビジネスが成長し、新しい顧客を追加し、そしてスタッフを増やすにつれて、ファイルは必然的に蓄積します。優れたシステムでは、必要以上に多くのデータとドキュメントストレージを処理できます。
ファイル管理の利点
優れたビジネス文書管理はあなたのビジネスに具体的な利益を生み出すことができます。迅速なファイリングと検索は時間を節約し、スタッフをより効率的かつ生産的にします。システムがミスファイルを減らす場合、それは多くの時間と問題を節約することができます。これは、あなたが法廷に行くか、または監査を受けている場合に特に当てはまります。重要な文書を手元に持っていないと、不幸な結果につながる可能性があります。
効率的でよく考え抜かれたシステムは、ファイリング機器を購入しなければならない回数と、それを保管するのに必要なスペースの量を減らします。それはまた新しい職員をファイルするように訓練することをより容易にする。
デジタルとハードコピー
デジタルファイル管理システムを使用すると、かなりの利点があります。デジタルファイリングを使用すると、キーワードで文書を検索することができ、必要な書類をすばやく提供できます。良いシステムには他にも利点があります。
- ワープロファイル、Eメール、PDFなど、さまざまな種類のドキュメントを保存できます。
- 機密文書へのアクセスを制限します。
- 誰がどの文書を読むのかを監視します。
- 誰かが変更を加えた場合は、それを追跡できます。必要に応じて、元に戻すことができます。
- 古い文書をいつ削除できるかを制御します。
- 携帯電話やその他のモバイルデバイスを使用して、ドキュメントに簡単にアクセスして編集できます。
ただし、スキャンしてデジタル化した場合でも、ハードコピーを作成しなければならないドキュメントもあります。規制では、サイバースペースだけでなく、ビジネス上のライセンスや許可のコピーを紙に保存することがしばしば求められます。ハードコピーに保存する価値があるかもしれない他の文書には、年次報告書、「事業を営む」証明書、保険文書および約束手形が含まれます。あなたの仕事の種類によってはあなたが対処しなければならない文書保管に関する特定の規制があるかもしれません。
物理的な文書は、火災、地震、ハリケーン、または単に事務所を壊して洪水を引き起こすパイプからの破壊の危険があります。あなたのビジネスはそれを防ぐための対策を講じる必要があります。
- 文書は、清潔で安全、環境的に安定、そして耐火性のある容器に入れてください。
- バックアップコピー（デジタル、マイクロフィッシュ、またはコピー）を作成します。
- コピーをオフサイトに保管する場所を見つけて、火事やその他の災害が発生した場合に、コピーがオリジナルと同じ運命に遭遇しないようにします。
- バックアップの保存場所は、災害後にアクセスできる場所にする必要があります。クラウドストレージの利点の1つは、インターネットがまだ機能している場所ならどこでも情報にアクセスできることです。
レコードの索引付け
ファイリングシステムを最大限に活用するには、効果的に索引付けする必要があります。標準カテゴリには、たとえば、税金、契約、顧客対応、訴訟、買掛金、売掛金などがあります。あなたの紙とデジタルファイルは同じインデックス体系に従うべきです。それによって、事務処理の場所を知るために従業員を訓練することが容易になります。
文書処理ルール
ファイル管理システムを計画するときは、適切な文書保持スケジュールまたはファイルを保持する期間に関するガイドラインを決定する必要があります。デジタルファイリングシステムでも、これは重要です。あなたのビジネスが成長し続けている場合は、最終的に "原材料契約"などを検索すると、何十もの古い文書が表示される可能性があります。
文書の保存スケジュールでは、法的要件とビジネス要件の両方を考慮する必要があります。企業の購入を示すクレジットカード請求書など、納税申告書に関連する文書がある場合、IRSには、申告書を提出してから最低3年間はそれらを保存する必要があると記載されています。これが、IRSが通常あなたを振り返って監査できる期間です。雇用税の記録を4年間保存し、7年間不良債権の費用を請求する申告書に頼ります。
さまざまな規則がさまざまなレコードに適用されます。あなたは環境コンプライアンス、証券取引委員会の申請書、連邦および州の労働安全規則および差別訴訟に関するファイルを持っているかもしれません。各規制当局には独自の要件があります。また、わかりやすい業務記録に関するポリシーも必要です。たとえば、あなたが契約した仕事を完了する前に契約を消したくはありません。進行中の訴訟に関連する記録は、たとえそれがあなたの会社の利益になるとしても、破壊されるべきではありません。
どのレコードをどのくらいの期間保存する必要があるかを知るのはあなたの責任、またはプログラムを実行する人の責任です。記録を扱う人は誰でも会社の方針を知り、その部下すべてを訓練するべきです。正社員もこれについて知っておく必要があります。たとえば、従業員がアーカイブする必要のあるEメールを送受信した場合、その必要性を認識するのに十分なトレーニングが必要です。
物理的な文書の場合、細断処理は究極のレベルの安全な処理を提供します。デジタルファイルの場合は、回復を超えてそれらを削除する手順が必要です。どのレコードを破棄したか、いつ破棄したかを追跡するレポートを作成します。
セキュリティとプライバシー
大規模なハッキングやデータ漏洩は、21世紀の日常生活における日常的な事実です。それは彼らが些細であることを意味するのではありません：データ侵害はあなたの評判を傷つけ、あなたにお金をかけ、訴訟や罰金の波を引き起こすことができます。社内に情報が漏えいしてもトラブルが発生する可能性があります。たとえば、いくつかの連邦法では、従業員の医療情報を機密に保つことが義務付けられています。他の従業員が機密記録にアクセスできる場合、あなたは法的苦痛の世界に入る可能性があります。
ファイル管理システムの設定の一環として、セキュリティとプライバシーポリシーを実装する必要があります。文書を閲覧するための従業員の能力は、知る必要性に基づいているべきです。アクセスは、機密文書を見ないように従業員を信頼するのではなく、承認システムに基づくべきです。
複数の従業員が同じプロジェクトに取り組んでいるときは、ドキュメントをオンラインで共有するのが一般的です。これにより、機密情報が漏えいする可能性があります。ファイルの暗号化やDropboxなどのファイル共有システムの使用は、漏洩を防ぐのに役立ちます。
これは不要な古いファイルを細断処理または削除するもう1つの理由です。たとえ彼らがあなたのビジネスに無用であっても、彼らは元従業員またはそれが出るのを認めないであろう顧客についての機密情報を持っているかもしれません。
どのような規則を採用しても、データの提出方法や検索方法だけでなく、機密保持規則や記録保持スケジュールについても、全従業員をトレーニングすることが不可欠です。
