契約管理プロセスを管理する方法

契約管理は、契約自体の中で概説されているガイドラインに従って、契約のパラメータが確実に守られるようにすることです。このため、契約が適切な文脈で確実に履行されるようにするためには、契約ライフサイクルの継続的な管理を遵守する必要があります。雇用契約から建設契約まで、管理されている契約の種類はすべて、同じ方法論に従って適切に管理できます。

契約全体を読みます。時間枠と期日を含む重要なデータポイントを強調表示します。予定された完了時刻が確実に理解され、監視されるように、カレンダーまたは他のスケジューリングアプリケーションでそれらの重要な日付をマークします。契約で指定された主要担当者の職務および全体的な契約責任をリストした、契約の重要な部分を強調表示します。たとえば、新しい建築工事契約では、すべての外注作業が時間通りに完了するようにするための窓口および責任者として職長を指定します。

契約のパラメータの範囲内で概説されているすべての期日のかなり前に、アップデート会議と予約をスケジュールします。契約の全体的な進捗状況について最新の情報に更新するために、責任者との直接の面談または電話会議を必ず行ってください。契約の全体的な進捗状況を測定し、問題が発生したときにそれに対処するための方法として暫定会議を使用します。

誰と話されたのか、いつ、どこで契約を実行することに関わるすべての当事者のために非常に詳細なメモを保管してください。定期的かつ定期的に上記の関係者にチェックインしてください。最終契約の枠内で概説したスケジュールに従って物事が機能していることを確認するために、週に1回Eメールまたは電話を送ってください。

契約に関与しているすべての管理者および下請け業者に、週ごとに詳細な更新リストを送ってもらう。最新の情報を電子メール、ファックス、または従来のメールで送信して、すべての契約の進捗状況を記録した紙の記録を維持します。すべての通信を安全で簡単にアクセスできる場所に保管してください。

使用品目、必要品目、出荷および入荷スケジュール、契約作業スケジュール、契約完了にかかる労働時間、および契約の予算に影響を与えるその他のすべてのデータの正確で継続的に更新されるリストを維持します。 4〜6週間ごとに契約予算を確認、評価、評価して、コストを削減し生産性を向上させる方法を探します。

問題が発生したとき、または問題があなたの注意を引くようになったときに、契約について話し合うための追加の会議を開く。懸念が大きな問題になるのを待たずに、プロセスの早い段階で解決策を見つけることによって、より大きな問題を避けようとします。