効果的な通信システムは成功するビジネスの不可欠な部分です。競争力と生産性を維持するためには、企業は、自社の従業員だけでなく、顧客、仕入先、その他の専門家とのコミュニケーションおよびコミュニケーションを行うための組織的で効率的なアプローチを開発する必要があります。幸いなことに、ビジネスコミュニケーションは時間とともに進化してきており、シンプルで実証済みから技術的に洗練されたものまで、さまざまなタイプのビジネスメッセージが含まれています。
会社の電話メッセージ
ビジネスに複数の人がいる場合は、着信した電話メッセージを録音して配布するための最善の方法を最終的に決定する必要があります。一部の企業は、電話をふるいにかけ、発信者からのメッセージを書き留め、それらを意図している従業員に配布するために誰かを雇います。他の企業は、発信者が自分のメッセージを音声録音として残す自動ボイスメールシステムを使用しています。ボイスメールでは、各従業員は自分のメッセージを追跡する責任があります。中小企業の中には、個々の従業員ではなく、会社の別々の部署にのみボイスメールボックスを設定するものもあります。
オフィスメモ
メモ（メモ）は、従業員が自分の部署内または同じ会社の部署間で通信するために使用できる通信の一種です。メモは通常、本質的に簡単なものであり、外部の書面によるビジネス文書の正式なフォーマットはありません。ただし、メモには形式と一般的な構造があります。各ビジネスはメモを自分の好みに合わせてフォーマットしますが、一般的にメモは受信者、送信者、件名を一番上に、時には太字体で表示します。メッセージの本文は通常のタイプセットでこの情報の下にあります。従業員はメモを直接配達したり、会社の社内メール配信を使用することができます。法律や健康管理の分野など、一部の職業では、人々はメモを使って他の専門家や、場合によっては顧客に簡単なメッセージを送ります。人々はこれらの種類のメモを郵便、Eメールそしてファックスで送ることができます。
ビジネスメール
今日では、多くの企業が社内、顧客、ベンダー、その他の企業とのコミュニケーション手段としてEメールを使用しています。ビジネスにWebサイトがある場合、従業員は会社のドメイン名を含む電子メールアドレスを使用することがあります（"用名@@companysite.com "など）。電子メールによる通信は、手書きによる通信よりも形式的ではない傾向があります。これには、長所と短所があります。従業員が会社のEメールアドレスを使用できるようにする多くの企業では、会社のEメールに統一された標準を確立することが有用であると考えています。企業は、業務上の目的でのみ従業員の使用を制限し、従業員がダウンロードできる電子メールの添付ファイルの種類を厳密に規制することがあります。事業が従業員との機密保持契約を結んでいる場合、この契約は従業員による会社の電子メール通信の使用にも及ぶ可能性があります。会社のEメールアドレスに対応しながら、従業員が会社を積極的に代表することを要求することは、企業の権利の範囲内です。企業によっては、自社の電子メールを使用して自動電子メール署名を電子メールに追加する従業員を必要とする場合があります。この署名には、会社の従業員のフルネームと役職、会社名、電話番号、Webサイト、およびその他の関連情報が含まれることがあります。
ビジネス対応
プロフェッショナルなビジネス対応には、長く正式な歴史があります。企業は、すべてのビジネス文書が印刷されたレターヘッドデザインを依頼することがよくあります。レターヘッドのデザインには、会社のロゴ、および会社の郵送先住所、電話番号、ファックス番号、およびWebサイトアドレスなどの一般的な連絡先情報を組み込むことができます。会社内の個人用にメインのレターヘッドテンプレートをカスタマイズして、連絡先情報に個人用の内線番号と個々の電子メールアドレスを追加する会社もあります。書面によるビジネス文書は正式な構造をしています。正確なフォーマットは異なるかもしれませんが、一般に、日付は手紙の一番上になり、受取人のフルネーム、役職、会社名、郵送先は日付より下になります。受信者の名前とアドレスの横に "To："などの件名やフィールドラベルを追加する必要はありません。書面によるビジネス用文書では、冒頭に「親愛なる」などの開封挨拶文とそれに続く受信者の名前、最後に「真心をこめて」などの閉会挨拶文を使用します。送信者は個人的な接触のために手紙に手書きで署名したいと思うかもしれません。手紙の送信者以外の誰かがそれを書いたりタイプしたりした場合、タイピストは署名の下に送信者のイニシャル、コロンそして彼女自身のイニシャルを含めるべきです。同じレターを複数の受信者に送信する場合は、メインの受信者に宛てて送信し、他のすべての受信者は "カーボンコピー"を表す "CC"の横にある電子メールの下部に表示する必要があります。
