新規事業主の場合、コンピュータのファイル管理はしばしば延期されたり、無視されたりするタスクです。ただし、ほとんどの企業は、コンピュータファイルの形式で大量のデータを処理、保存、取得、および保存します。それがあなたのビジネスに当てはまるならば、あなたは実行可能なファイル構造、理解しやすいファイル命名へのアプローチなどを必要とするでしょう。強力な作成、保管、編成、およびバックアッププロセスは、成長に合わせてビジネスを拡大するのに役立ちます。
ヒント
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コンピュータファイル管理は、ビジネス情報の強力な作成、保存、編成、およびバックアッププロセスであり、成長に合わせてビジネスを拡大するのに役立ちます。
なぜファイル管理があなたのビジネスにとって重要なのか
もしあなたが新しいビジネスを始めようとしているなら、ファイル管理を見逃しがちです。最初はそんなに多くのコンピュータファイルを持っている必要はないでしょうし、あなたの注意を要求する他の多くの差し迫った問題があるのは間違いありません。
しかし、最初からスマートファイル管理システムを確立するために時間をかけると、今後何年もの間、配当が支払われます。スケーラブルで整理されたファイルシステムは会社とともに成長し、それらのファイルの数が指数関数的に増加しても、ファイルを安全で整然とした状態に保ちます。
あるいは、ファイル管理を延期することは、時間と効率を犠牲にする面倒で機能しないシステムを生み出します。その時点で適切なシステムを採用することは非常に費用がかかり、通常は高価なコンサルタントと追加の機器を必要とします。
理解しやすく、扱いやすく、拡張しやすいファイル管理システムは、貴重なビジネス資産です。
ファイル構造の作成
あなたのビジネスがどのようにコンピュータファイルを編成することを選択するかは、今後何年にもわたって日常の機能、プロジェクト管理および顧客関係に影響を与えるでしょう。適切なドキュメントをすばやく見つけて取得できないと、最終的には顧客やその評判を失う可能性があります。
ファイルを整理する最善の方法は企業によって異なります。組織的または階層的なアプローチを選択する前に、まずあなたのビジネスがどのようにドキュメントを作成して処理するかについて考えてください。
内部ファイル構造は、広くて浅い、または狭くて深い場合があります。最初の方法では、最上位のフォルダを多数作成し、サブフォルダを少なくします。これにより、多数のドキュメントが複数のフォルダに格納される可能性があります。 2番目の方法では、親フォルダ内に複数のフォルダを入れ子にします。これら2種類の階層間のバランスをとるために、ハイブリッド構造を作成することもできます。個人的な好みとビジネス上の必要性によって、具体的なアプローチが決まります。
検索によってファイルを見つけやすくするファイル管理サービスの増加に伴い、一部の人々や企業はファイルフォルダを完全に破棄し、すべてのドキュメントを1つのマスタフォルダにダンプしています。これはお勧めできません。どのようなビジネスでも、そのようなフラットな構造で容易に管理できる数よりも多くのドキュメントを1年に作成します。ファイルを分類するのに役立つある種のファイル編成構造を作成することが重要です。これにより、ファイルが見つけやすくなります。
どのシステムを実装することにしても、使いやすく、安全で信頼できるものでなければなりません。だれがこれらのファイルを作成して作業するのかを考えてから、ファイル構造を使用して作業のニーズを満たす方法を検討します。
使いやすさのもう一つの重要な側面は、アクセシビリティです。主要なドキュメントワーカーがモバイルデバイス上のドキュメントにアクセスする必要がある場合は、ファイル管理ポリシーを設定するときに、それらのドキュメントをどのようにそれらのデバイスに表示し、アクセスし、使用するかを検討することが重要です。さらに、すべてのデバイス間でファイルの同期を維持するファイル管理アプローチを採用したいと思うでしょう。
最後に、ファイル管理システムにファイルバックアップ計画を含めます。理想的には、あなたはあなたのファイルの複数のバックアップコピーを作成するべきです。これらのバックアップはさまざまなコンピュータに保存する必要があります。そのうちの少なくとも1つは職場の敷地内にはありません。誰がバックアップを作成するか、コンピュータファイル管理システムのバックアップ頻度、テクノロジを指定するようにしてください。
必要なコンピュータファイルを見つける
命名規則とファイル構造は、必要なときに適切な文書を素早く見つけて検索するのに役立ちます。ランダムな一連の英数字を含むファイル名、または「DATE + CLIENT NAME」などの規則でも、混乱を招き、検索を妨げる可能性があります。
ファイル名はすべてのユーザーにとって意味があり、各ファイルの種類、目的、および基本的な内容を容易に識別できるはずです。
一貫したファイル命名規則に加えて、ファイル管理システムを追加することを検討してください。これは、ファイルの保存と整理に役立つ一種のコンピュータアプリケーションです。それは、所有者とその後のユーザー、作成日と最終変更日、そしてあなたがあなたのファイルを扱いそして維持するのを助けるかもしれない他のデータを追跡することを可能にする機能を提供するかもしれません。
DropboxやGoogle Driveなどのファイル管理サービスは、より検索しやすいレイアウトとインターフェースを提供することで、役に立ちます。複雑なファイル構造や命名規則を覚えておく代わりに、必要なものだけを検索することができます。
あなたの会社の方針を書面にする
構造と命名規則が決まったら、選択したコンピュータファイルを操作するためのすべての仕様を概説した、ビジネス用のドラフト文書を作成します。あなたがあなたの唯一の従業員であっても、それは必ずしもそうではないかもしれません。将来的に従業員を拡大し、雇用する場合には、コンピュータのファイル管理ポリシーを概説した正式な文書が役立ちます。それはまたあなたのビジネスが一貫したファイル管理アプローチを維持し、あなたの貴重なファイルの安全性を保証するのを助けます。
