内部統制とプロセスを文書化する方法

内部統制およびプロセスを文書化することは困難な場合があります。複雑なプロセスは理解しやすいスタイルで表示されますが、それは簡単な作業ではありません。あなたは良い仕事をするために口頭と書面の両方の形で優れたコミュニケーションスキルを持っていなければなりません。優れた文書を作成するためのステップには、従業員へのインタビュー、観察、評価、および編成が含まれます。ドキュメンテーションを作成することの重要な側面は後で修正を考慮に入れることです。プロセスが変わり、その結果、文書も変わらなければなりません。

従業員へのインタビューこれがこのプロセスの最初のステップです。あなたの理解を再確認するために仮定をしたり質問したりしないでください。従業員に、彼らが何を言っているのかを示すように依頼します。誰かが論文を承認する必要がある場合は、その論文を見るように依頼してください。何人かの人々はテープレコーダーを使用し、それから彼らは情報を転記するのを好む。これは、誰かが話していると同時に多くの詳細を使用してプロセスを表示している場合に便利です。「見せる」と言うのが正しい方法です。

周囲を観察してください。たとえば、プロセスが請求書を小切手依頼に添付することである場合、これが実際に行われているかどうかに注意してください。多くの場合、人々は特定のプロセスを実行する正しい方法をあなたに話しますが、それはそれがそれが行われている方法であることを意味するものではありません。あなたは現実を記録しているので、プロセスを観察することはインタビューの間に明白ではない良い情報を追加するために価値があるかもしれません。食器棚を調べて、人々が自分の机に持っている紙に注意してください。

文書化しながらプロセスの有効性を評価する。プロセスが機能していない、または2回実行されていることがわかった場合は、それを表記します。これはあなたの仕事の文書化プロセスに付加価値を与えるための最善の方法です。あなたがプロセスを評価するとき、あなたはそれを客観的に見ています、そしてあなたは改善のための提案をすることができます。推奨事項を作成するときは、必ずプロトコルに従ってください。覚えておいてください：あなたの勧告のためにプロセスが変わったら、あなたは改善されたプロセスを文書化する必要があるでしょう - 古いものだけでなく。

ドキュメントをバインダーに、オンラインでフォルダーに保存します。ドキュメントを標準化するためのテンプレートを用意すると、読みやすくなります。各バインダーまたはフォルダには、領域に関する情報を含むインデックスが必要です。たとえば、買掛金に関するバインダーを用意し、そこにプロセスを文書化した物語やフローチャートをファイルすることができます。給与に関するもう1つのバインダーと売掛金に関する別のバインダーがあります。プロセスに関するドキュメントを分けることは、ユーザーが情報を見つけるのに役立ちます。ドキュメントの順序、目の前の目次などに関して、すべてのバインダーで同じ構成にします。これは、変更が必要で特定の項目を迅速に見つける必要がある場合に非常に重要です。

ヒント

Wordまたは他のプログラムを使用して文書を作成してください。

あなたの業界に固有のドキュメンテーションソフトウェアを検討してください。明瞭さを向上させるために、物語とフローチャートの両方を検討する

その他の考慮事項が含まれます：短い文章を書くと受動的な声を避けます。装飾したり、判断を暗示したりしないでください。例えば、素敵な受付係については書かないでください。受付について書いてください。実際の人名を使用しないでください。常に役職名を使用し、ドキュメント全体を通して一貫性を保ってください。それが正しいことを確認するためにマネージャまたはスーパーバイザーにあなたのドキュメントを読んでもらう。文書内の機密情報に注意してください。小切手署名の例を示したり、機密の給与情報を表示したりしないでください。