会計事務所にファイルシステムを実装する方法

経理担当者は多くの事務処理を担当し、ファイリングシステムがないと、オフィスはすぐに混乱することがあります。経理部門では、給与やその他の機密情報を保護するために、鍵付きのものも含めて多くのファイリングキャビネットがあるのが一般的です。財務ファイルやデータへのアクセスは制限されるべきです - 事務所は公共の場に置かれるべきではありません。会計事務所にファイリングシステムを導入することには、いくつかの課題がありますが、それを成功させることで部門の効率性を高めることができます。

2種類のファイルを設定します。 1つのファイリングキャビネットまたは引き出しは日々のファイル用で、通常は年末に保管されます。これらのファイルには、経費と収入の項目のほとんどが含まれています。 2番目の種類のファイルは、時間の経過とともにアクセスする必要がある永続的または長期的な項目の格納に関連しています。例としては、保険契約や手続、契約書、固定資産、保険契約書、その他の書類のファイルなどが挙げられますが、これらは年末以降に引き渡すことはできません。

ファイルの種類ごとのドキュメント。経費は、給与およびその他の会計分野とは別に提出されます。混同しないでください。経費や固定資産など、特定の取引が複数の分野に属している場合は、書類のコピーを作成して両方のファイルに文書を配置します。固定資産ファイルは購入日によって分類することができますが、費用はベンダ名によってアルファベット順にファイルすることができます。あなたのビジネスに応じて、収入のバックアップは後で銀行の調整を容易にするために受領日または入金日までにファイルされます。

ファイルに異なる色を使用してください。たとえば、すべての費用を赤いフォルダに、収入を緑色に、契約を黄色いフォルダに保存できます。あなたが収入アイテムを探しているならば、時間とエネルギーを節約して、緑のフォルダーのためにまっすぐ行きなさい。あなたが赤いファイルが横たわっているのを見るならば、あなたは問題も遅れもなしで正しいファイリングキャビネットにそれを動かすことができます。色の調整はファイリングを容易にします。