ファイリングシステムには、オフィスの設定に利点と欠点があります。ほとんどの企業は、紙の文書がファイリングキャビネットに保管されている従来のファイリングシステムを使用しています。使用される最も一般的な種類のファイリングシステムはアルファベット順システムです。
目的
ファイリングシステムは、文書を整理し、従業員が見つけやすいようにするために使用されます。ファイリングシステムが設定され、従業員は使用されているシステムに従います。
利点
アルファベット順のファイリングシステムは、教えるのも学ぶのも簡単なシステムの一種です。文書は通常、ベンダ名のアルファベット順に提出されます。ベンダー名がわかっていれば、どの従業員でも必要な文書を見つけることができます。
デメリット
このシステムの1つの不利な点は文書が手紙のためにしばしば誤解されるということです。別の不利な点は、何かがベンダの名と苗字の下にファイルされている場合、文書を見つけるのが難しいということです。会社での名前の変更は正しく記録されていない可能性があり、これもこのファイリングシステムとの混乱を招きます。
