進捗レポートは明確で、四半期ごとのレポートよりも形式的なデザインです。後者の形式は、ビジネスごと、そして機関ごとに異なります。ただし、以下の基本的なガイドラインが両方に適用されます。オーディエンスとレポートで見つけることを期待していることに注意し、真面目で無意味なトーンと正確でオープンで信頼できるスタイルで、文章を明快かつ簡潔に保ちます。
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Microsoft Wordなどの優れたワープロプログラム
進捗報告と四半期報告の両方に伝統的なメモ形式を使用する。日付、レポートの送信先の名前と役職、名前と役職、明確で簡潔な件名から始めます。たとえば、進捗レポートの件名は「データ統合プロジェクトの進捗状況」のようになります。四半期レポートの件名はあまり明確ではなく、単に「データ部門の四半期レポート、2010年第3四半期」のようになります。四半期報告書が同一人物に対する複数の報告書のうちの1つである場合は、その人が期待する正確な形式を確実に知ってください。読者は、入ってくるデータすべてを素早く要約する必要があり、各レポートの同じ場所で特定の種類の情報を見つけることが期待されます。
進捗レポートについては、「データ統合プロジェクトはスケジュールどおりに予算を下回って進捗しています」など、進捗状況の概要を開きます。他の従業員または部門からの援助、追加資金などを求めている場合 - 読者に見逃されていないことを確認するためにすぐにそれをリストしなさい。レポートに含まれる情報を要約して、同様の方法で四半期レポートを開きます。
プロジェクトの背景を詳しく説明します。必要に応じて進捗状況の概要に含めることができます。詳細をすばやく要約し、その目的とスケジュールを説明してください。四半期報告書の枠組みの中には、前回の報告書以降の進捗状況を含めることができます。あなたはオープンで誠実でありたいということを心に留めておいてください。
進捗レポートですべての完成した作業を指定し、プロジェクトで作業している人が勤勉であることを強調するためにアクション動詞を使用します。また、プロジェクトのフェーズが完了したとき、プロジェクトの一部がアクティブになったとき、オンラインになったときなど、特定の日付を含めることもできます。四半期報告書のこの時点で、適切な形式の中で、これまでの進捗状況の詳細を説明し始めます。解決する必要がある問題をリストしてください。
あなたが直面しているすべての問題の進捗報告、それらを解決するための戦略、そして問題が進行中である理由についての説明や説明の詳細を提供してください。
進捗レポートに作業スケジュールを、今後の予定期間中に予想される成果とともにレイアウトします。プロジェクトの全体的な評価とこれまでに達成されたことをまとめてレポートをまとめることができます。四半期報告書では、予想される成果と重要な活動とともに、今後の機会と課題を予測します。おそらくコメント、フィードバック、アイデアを求めて終了します。
