電話会議の手配方法

電話会議は、意思決定を必要とするさまざまな場所にいる人々のグループとの会議を手配するのに役立ちます。弁護士のグループがクライアントの訴訟のための戦略を満たして決定する必要があるかもしれません、または独身のグループが結婚式のシャワーを計画しようとしているかもしれません。電話会議は、一群の人々が数分で意思決定を下すのに役立ちます。これには、電子メールで数日かかることがあり、実際には不可能です。

あなたが必要とするアイテム

電話
会議スケジュール作成ソフトウェア

電話会議に招待する必要がある人を特定します。次に、各自の出席の重要性を優先します。電話会議に電話をかけている人が3人または4人いる場合は、招待者リストを優先することは重要ではないかもしれません。ただし、6人以上の人を招待している場合は、スケジュールの競合が発生する可能性が高くなります。重要な意思決定者が参加できるようにする。

重要な出席者に連絡して、スケジュールの競合を特定してください。それらの人々が、飛行機の中で長時間外出し、電話をかけられない、またはその他の方法で出席できなくなるかどうか、またその時期を確認します。これらの対立に合わせて会議の時間を調整します。

すべての出席者に招待状を送ります。電子メール、Evite、またはその他の招待状ソフトウェアプログラムを使用してください。 Microsoft Outlookは会議をスケジュールし、招待状を送信し、招待者が承認または辞退することを許可できます。誰が参加できるのか、誰が参加できないのかという一般的な概念がすぐにわかります。招待状には、自分たちにとってより効果的な時間に関する提案があります。また、会議出席依頼への回答に議題項目を送ることもできます。受け取ったフィードバックに基づいて招待状を修正します。

コールインサービスを使用して会議をスケジュールします。 FreeConferenceやInstantConferenceなど、電話会議の開催を専門とする会社がいくつかあります。あなたの会社が頻繁に電話会議を予定する場合は、あなたの会社が特定のコールインサービスと契約しているかどうか調べてください。

確定した招待状をすべての出席者に送ります。後で会議が利用可能になった場合に備えて、元の会議出席依頼を辞退した人々にも招待状を送信します。電話の日時、参加者が使用する国番号、電話番号、および必要な参加者コードなど、すべての関連情報を招待状に必ず含めてください。また、ダイヤルインに問題がある場合に出席者が直接連絡できるように、連絡先番号も含めてください。