ポリシーと手順のマニュアルは、組織の規則とそれが実行されるべき具体的な方法を詳述した文書です。これは、組織の一般的な見通しから、受信メールを処理する方法の詳細まですべてを網羅しています。方針と手順のマニュアルに関するいくつかの基本的なアイデアは、マニュアルを従業員にとってより有用なものにするでしょう。
部門からのフィードバックを集める
組織のための正式なマニュアルを書く前に、あなたは彼らの方針と手続きについてすべての異なる部門からフィードバックを受けるべきです。正式な方針や手順書がなくても、各部門にはおそらく独自の非公式の方針、メモ、散在するガイドブックがあります。ポリシーと手順のマニュアルは、新しい事業や組織向けに書かれていない限り、その部門がすでに運営されている方法を考慮に入れるべきです。まったく新しい方針や手順を導入すると、学習曲線のために制作が遅くなる可能性があります。そうではなく、混乱を避けるために、非公式の方針と手順のすべてを1か所にまとめる場所として、方針と手順のマニュアルを考えてください。
しかし、これは絶対的なルールではありません。ポリシーおよび手順書を作成することの利点の1つは、組織の作業の有効性を確認する機会が得られることです。このマニュアルを書くときには、さまざまな部署の管理者や従業員に相談して、現在作業している方針や手順のいずれかが面倒、困難、または矛盾しているかどうかを確認してください。もしそうなら、あなたはマニュアルを完成する前に作業のより効率的な方法について議論するために会議を開くことを望むかもしれません。
ポリシーと手順を区別する
ポリシーには、実行できることとできないことを記述した一般的な規則が含まれています。これには、哲学的なものから具体的なものまであります。たとえば、ポリシーは「私たちは環境に優しい」または「すべての入学申請を入学課に提出する」とすることができます。手順では、ポリシーを実行するための段階的なプロセスについて説明します。ポリシーと手順のマニュアルを作成するときは、ポリシーの見出しと各ポリシーの小見出しまたはリストの手順を作成して、両者を区別します。これにより、ポリシーの実行方法に関する特定の情報を見つけたい従業員がマニュアルを素早くナビゲートできるようになります。
明確かつ具体的に
方針と手順書を書くとき、あなたは頻繁にあなたの仕事を見直してどんな専門用語、複雑な文章とあいまいな指示も切り取らなければならないかもしれません。文章を15語以下にしてください。複数の方法で解釈される可能性のある実行中の文や文を避けてください。 「すべての請求書を処理してマネージャにフォームを送信する」などの指示を与える代わりに、請求書を処理する手順を説明し、マネージャに送信する特定のフォームの名前を指定します。
あなたは一人以上の従業員に彼らが理解し難い部分をチェックするために方針と手順書を見直すことを望むかもしれません。
定期的に確認して更新する
方針と手順書は生きた文書です。便利にするために、必要に応じて定期的に見直して更新してください。方針や手順書に何らかの変更を加える必要があるかどうかを確認するために、年に1回会議を開きます。これには、新しい作業方法、難しいまたは紛らわしい段落の言い換え、および情報を追加したり別の章を色分けしたりするなどして、マニュアルをより使いやすくする方法が含まれます。
連絡先の名前、個人の電話番号、WebサイトのURLなど、時間に敏感な情報をポリシーに含めないでください。マニュアルで特定の人や役職を参照する代わりに、部門名を参照してください。これは、方針と手順書が関連性を維持するのに役立ちます。
