会社としては、業務上および法律上の理由から、雇用記録や請求書などの特定の種類の事務処理をファイルに保存する必要があります。場合によっては、加盟店はクレジットカードの領収書のコピーを一定期間保管する必要があります。ビジネスの過程でこれらの領収書を投げるのが安全な時期を学びます。
クレジットカード領収書
顧客が彼女のクレジットカードを使用してあなたの会社から製品またはサービスを購入した後、あなたは通常彼女の記録のために印刷された領収書を彼女に提供しなければなりません - 特に対面取引の場合。領収書には、取引金額、承認コード、クレジットカード名義人の名前、および顧客の署名の場所が含まれています。あなたはまたあなたの記録のために署名された領収書のコピーを保持します。
なぜそれらを保つのですか？
顧客があなたの会社からクレジットカードの請求に異議を唱えるケースが発生した場合、あなたは、それが有効であることを証明することについて、販売者としての責任を負います。顧客の銀行が最初に要求する項目の1つは、取引に関連するクレジットカードの領収書のコピーです。マーチャントサービスプロバイダはまたあなたのために紛争を調査するために署名された領収書を見る必要があります。署名された領収書のコピーを提供できないために顧客の紛争が承認された場合は、高額の払い戻し手数料を支払う必要があります。また、販売金額および販売した商品またはサービスも失います。
いつ投げるか
顧客からの紛争の可能性があるため、たとえあなたがすでに販売から資金を受け取っていたとしても、取引があなたのマーチャントアカウントをクリアしたという理由だけでクレジットカードの領収書を捨てるのは賢明ではありません。銀行は通常、公正なクレジット請求法に基づく請求について、約60日の間顧客に請求します。クレジットカードの領収書を少なくとも3ヶ月間保管するのが安全な方法です。特に法人所得税の報告目的で売上の領収書が必要な場合は、少なくとも6年間、それらを手元に保管してください。
領収書の保管
これらの領収書を保管する必要がある場合は、機密の顧客情報が含まれているため、安全で施錠された場所に保管してください。クレジットカード関連の詐欺による問題を回避したり、盗難を識別するために、この機密データを権限のない従業員や外部の個人の手の届かない場所に保管してください。マーチャントサービス契約では、ペイメントカード業界のデータセキュリティ基準のガイドラインに従って、顧客の機密クレジットカードデータを管理および保存する方法に関する具体的な規則を概説する場合があります。 PCI DSSは、顧客のクレジットカードデータの管理に関するガイダンスを提供する組織です。
