信じられないけれども、ファックス機、またはファクシミリは、それがアレキサンダー・ベインによって発明された1843年にさかのぼります。その電話はあと33年間特許取得されないでしょう。この時代の電子メールおよび文書を電子メールで送信する機能があっても、依然としてファックスを送信する必要がある場合があります。送付状はすべてのファックスに添付して送付する必要があり、基本的な送付状は簡単に設定できます。
文書を作成するために使用するソフトウェアを開き、新しい空白の文書から始めます。あなたはあなたのファックスのためのテンプレートを使うことができます、しかし今のところあなたはあなたが基本フォーマットを知るように最初からそれを作るでしょう。
ページの上部に "To："と書いて、その後ファックスを送っている人に書いてください。事業または組織に対するものである場合は、「宛先」の後に事業または組織の名前を使用します。次の行では、ファックスで会社や組織内の特定の人に行く必要がある場合は、 "Attn："の後に人の名前を続けることができます。相手にファックスを送信する場合は、単に「宛先」の後にその相手の名前を記入してください。
「Fax Number：」の後に番号を入力して、名前の下にファックスを送信している会社、組織、または人のファックス番号を含めます。これは、あなたが間違った番号を持っていたり間違った番号を打ち込んだためにファックスが間違った場所に届いた場合、ファックスを受け取った人があなたに間違いを知らせることができるようにするためです。
送付状を含め、ファックスに含めるページ数を記入します。この行は単に "Number of Pages："の後にファックスのページ数が続きます。
名前、ファックス番号、電話番号などの連絡先情報を含めて、ファックスの受信者があなたに連絡できるようにします。これがFAX送付状の「From：」部分です。
"To："と "From："の部分の後に "Message："セクションを続けることができます。そこには、ファックスに含まれる内容と、ファックスに関する適切な情報を書き込むことができます。必要な情報がすべて含まれた簡単なFAX送付状を作成しました。
ヒント
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上にあるのは、数分で作成できる簡単な表紙です。ほとんどのワープロソフトには、使用可能なファックステンプレートがあります。使用しているソフトウェアにファックステンプレートがない場合は、インターネット上に無料のファックス送付状があるサイトが多数あります。
