返金を拒否する手紙の書き方

遅かれ早かれ、その最善の努力にもかかわらず、すべてのビジネスは不十分になります。あなたは約束されたようにまたは時間通りに何かを届けることに失敗するかもしれません。あなたのサービスは顧客の期待に応えていないかもしれません。何人かの顧客は問題を無視するかもしれません。他の人はあなたに返金を要求する手紙を書くかもしれません。たとえ払い戻しをしないと決めたとしても、あなたに手紙を書くのに時間がかかる顧客に常に反応してください。顧客を遠ざけることなくメッセージをやり取りするには、あなたの返答を慎重にする必要があります。

あなたが本当に払い戻しのために顧客の要求を拒否したいかどうか決めます。彼女の要求を慎重に評価して、それが妥当かどうかを判断します。この顧客を失う可能性と、事業の喪失が会社の収益に与える影響を検討してください。払い戻しは、顧客を維持するための合理的な費用です。あなたは彼女を置き換えるために広告にかなりのお金を使わなければならないかもしれません。妥協策として、将来、何らかの割引サービスを提供することを検討してください。

あなたの行動の理由を概説してください。これはあなたの心の中、あるいはメモ帳の上にあります。あなたが考えをまとめるために、そしてあなたがどんな重要なポイントも見逃さないようにするために、あなたが書くことを始める前に理由を詳しく述べてください。あなたは顧客がそれを受ける資格があるとは思わないので払い戻しを拒否していますが、状況についての追加の事実にも注意する必要があります。例としては、サービスが時間どおりに提供された、またはあなたがあなたが望んだと言ったすべてをしたということです。状況は、購入者の後悔の1つでもある可能性がありますが、これはあなたの製品またはサービスに問題があるためではありません。

おおまかな草稿を書く。慎重にしなさい、しかし否定の理由を直接述べなさい。購入者が購入者の後悔を経験していると思われる場合は、それをあなたの手紙に記載しないでください。合意された条件に従って、製品またはサービスが提供されたという事実を、そして約束された状態または品質で詳細に説明するだけです。善意のしぐさとしてふさわしい譲歩を提供し、それが誰かが誤っているからではないことを明確にする。彼女の過去の商売をしてくれた顧客に感謝し、あなたが将来彼女に仕えることを望んでいると言いなさい。彼女に質問や意見がある場合は、あなたが利用可能であることを示します。

明確にするために文字を編集してください。プロセスを続行する前にしばらく待ってください。しばらく考えてみると、手紙や他の文書はあなたとはかなり違って見えることがよくあります。あなたが書いて顧客に送るものは、潜在的な恒久的な記録であることを忘れないでください。あなたの調子を注意深く見直して、あなたの文章中に不快で皮肉なことになる言葉がないかを確認してください。

顧客に手紙を送ります。署名と連絡先を記載した通常の一流メールを送ってください。あなたの記録のために手紙のコピーを保管し、あなたが彼女の名前で保管する顧客ファイルにコピーを提出してください。