ファックスエチケット

多くの企業にとって、ファックスの送受信は日常的に行われています。ファックスは非常に一般的で、カジュアルなコミュニケーションに滑り込むのは簡単です。いくつかの簡単なステップに従うことはあなたのファックスをプロフェッショナルに見せるのを助けるでしょう。適切なファックスエチケットを練習することは、あなたのビジネスがあなたがそれを構築するためにとても努力したプロの評判を維持することを保証するでしょう。

FAXを送信する

文書のファックス送信はビジネスプロセスです。そういうものとして、これらの基本的なガイドラインを覚えておいてください：

不要な情報やアートワークのないカバーページを常に含めます。カバーシートにあなたの名前と連絡先情報、ページ数（ファックスのカバーシートを含む）、意図された受取人およびその他の関連情報を含めてください。ファックスの受信者だけが文書を見ることができるわけではないので、ファックスの送付状を専門のものにしておくことを忘れないでください。
ファックスを送信したら、受信者にフォローアップコールをかけます。これには、ファックスに含まれる内容についての詳細な説明は必要ありません。あなたは単にファックスが受信されたことを確認しています。この会話では、ファックスされた資料へのフォローアップの質問について、都合のよいときに電話して自由に連絡できることを相手に知らせることが適切です。
機密情報や機密情報をファックスするときは慎重に行ってください。個人的な情報を送信している場合は、事前に電話して、事前にファックスを送信していることを知らせてください。この種の問題を回避する1つの方法は、オンラインFAXサービスを使用することです。これらのサービスは、パーソナルコンピュータに直接ファックス送信されます。
未承諾の資料を送信する場合は注意が必要です。オフィスで働いている人は誰でも、低コストの健康保険とハワイへの割引旅行のためにこれらの広告をいかに迷惑にすることができるか知っています。あなたがあなたの顧客に迷惑なファックスを送るならば、それが保証されるまれな時にだけそうしてください。あなたがそのようなファックスを受け取らないように頼む受取人から要求を受けるならば、彼らの願いを尊重してあなたのリストからそれらを取り除いてください。