カリフォルニア州でのマイレージ払い戻しは、労働法、セクション2802、およびカリフォルニア州規制法、タイトル8、セクション13700-13702の両方に準拠しています。カリフォルニアの雇用主が従業員に会社の公的事業の推進を要求した場合、その従業員に全費用が賄われる車両を提供するか、または運転費用を従業員に返済しなければなりません。カリフォルニア州法は、マイレージと運転関連費用のために従業員に払い戻す方法を正確に決定することにおいて、雇用者にいくらかの柔軟性を提供します。
基本マイレージ払い戻し
カリフォルニア州法の下では、マイレージの払い戻しとは、「労働のために従業員が提供する車両の運転にかかる必要な費用」すべてについて従業員に支払われる金額と定義されています。マイレージの払い戻しは、ガソリン代だけではありませんが、車両の減価償却費、修理費、保険料などの追加要因を従業員に補償する必要があります。雇用者が通勤中に従業員に制限を課す場合、その従業員が仕事に就くことができるように要求される場合、または旅程で仕事をするように彼に指示しない限り、従業員の通常通勤は補償できません。カリフォルニア州法では、雇用者に払い戻し可能なマイレージの記録を毎日維持することを義務付けています。また、払い戻しの支払いは、運転が行われた月の翌月末まで、または従業員が請求を提出した時点で行う必要があります。 Gattuso v。Harte-Hanks Shoppers、Inc（2007）において、裁判所は、カリフォルニアの雇用主がマイレージ費用を払い戻すことができる3つの許容可能な方法 - 「実際の費用」方法、「マイレージ返済」方法および「一括払い」 " 方法。
「実費」法
実際の支出方法では、従業員は詳細な支出記録を雇用主に提出しなければなりません。これらの記録は、自動車を運転するための払い戻し可能な構成要素のそれぞれに対する実際の費用を含み、タイヤ、石油、保険および減価償却などの比例配分された費用を含む必要があるだろう。従業員は総運転時間のうち仕事に関連する部分を計算し、その割合を使用して比例配分額を計算する必要があります。従業員はガス代も支給します。この方法はおそらく最も正確ですが、従業員による詳細な報告と、雇用主による時間のかかる事実確認が必要です。
「マイレージ返済」方法
報告の負担をいくらか軽減するために、それでも従業員に公平な返済を提供するために、雇用主はマイレージ返済方法を使用することができます。この方法は、カリフォルニア州労働基準施行局が運転中に発生したすべての費用の合理的な払い戻し率であると考えている内国歳入庁のマイレージ払い戻し率に基づいて毎月の払い戻しを行います。従業員または雇用主が料金が受け入れ可能であることに異議を唱えた場合、支払いはIRSの料金と異なる場合があります - しかし、それが事実であるべき理由を証明する責任は不平を言う当事者にあります。走行距離払い戻し方法では、走行した各走行距離の記録、および走行が行われた日付は、依然として保持されなければなりません。
「一括払い」方式
「一括払い」償還方法では、雇用主は、全体的な報酬を増やすことによって、運転費用に対して従業員に報酬を支払うことができます。これは指定された支払い（「自動手当」と呼ばれることが多い）または基本報酬の引き上げになります。雇用主がベースまたはコミッションを増やした場合、従業員に自動車費の払い戻しを目的とした報酬額を特定するのは雇用主の責任です。一時金オプションは、従業員が仕事に関連する理由で頻繁に同じ旅をする場合に適しています。
