提案依頼書（RFP）は、請負業者に、希望する作業に入札するように求める文書です。タスクの詳細、必要な資格、契約条件、提出期限、および回答方法の説明が概説されています。通常、実際の回答提案の数週間前にRFPにインテントレターを送信します。これにより、RFP発行者は、期待される応答数を知ることができます。あなたはオンラインで高品質のRFPとインテントオブレターのテンプレートを見つけることができますが、最初にあなたがどのように対応すべきか、そして何を含めるべきか除外するべきかの例を探るのは賢明です。
詳細を解読する
RFPに返信する前に、よく読んでください。最終的には、あなたの回答提案はあなたが要求を満たす結果をどのように作り出すかについての詳細を含むべきです。 RFP要件が目的の機能を明確に述べていない場合や、曖昧な場合は慎重に行ってください。プロジェクト終了時に要件を満たすのに不十分だとは思わないでください。コンプライアンスの測定方法を定義する指標を探します。違反した場合のペナルティを評価し、リスクを評価します。結果として生じる契約がどのように文書化され、監視され、そして契約を執行するために管理されるかを理解する。発行者が質問に対してオープンである場合は、それらに連絡して曖昧なことを解決してください。そして、あなたは自信を持ってあなたの意図の手紙を送ることができます。
RFPインテントレターの基本例と概要
あなたが返答することに決めたならば、あなたが提案を提出することを計画していることを述べているRFPを発行している会社にRFPの意図の手紙を速やかに送ってください。これにより、元のRFPに対する更新や変更を確実に受け取ることができます。特に指示がない限り、手書きの手紙で返事をしたり、Eメールを使用したりしないでください。あなたが興味を持っている理由を示すことによってあなたの手紙を始めてください。期限を確認してください。連絡先情報を含めます。あなたの手紙の本文の例として、それは次のように単純なものになります。
「参照された提案要求（RFP）に関心があることを示し、必要な日に送信する前に更新について通知を受け取りたい」
もちろん、もっと詳細を含めることもできます。明確な質問をすることは避けてください。これはあなたの意図をあいまいにする可能性があります。
交渉する時間はどうですか？
ショートリストを作成する場合、価格交渉は通常、最初の入札段階などで後で開始されます。ただし、プロジェクトの資金ニーズを概説するために、1〜2段落をインテントレターに含めることを選択できます。ただし、プロセスの早い段階で財務問題を取り上げると、契約を採点する可能性に影響を与える可能性があることに注意してください。
安全に送る
あなたはあなたの手紙が届くようにしたいのです。配達記録付きの領収書を受け取るように、公認の郵便でそれを送ってください。 （この米国郵政公社はこのサービスを低料金で提供しています。現在の価格については彼らのウェブサイトを参照してください。）あなたはオンラインで配達情報を追跡することもできます。そうすれば、契約上の権利と義務を定義するための実際の提案を書く準備が整います。
