車の修理に関するビジネスレターの書き方

自動車のような複雑な機械部品になると、間違いが起こります。しかし、顧客として、あなたはそれらの間違いを直すことに値する。自動車修理会社との衝突を解決するための正式な方法として苦情の手紙を書きます。あなたがあなたが値する結果を得るために感情的または劇的である必要はありません。救済を求める際に客観的かつ公正であることにより、事業との友好的関係を維持することに集中する。

正しい人に手紙を送ってください。あなたが訪れた場所の店長から始めましょう。店長から救済策が届かない場合は、地域の部長を探してください。会社の組織構造は、Webサイトにアクセスするか、本社に電話してマネージャの連絡先情報を要求することで確認できます。

イベントのタイムラインをレイアウトすることによってあなたの手紙を始めてください。何が起きたのか、いつ起きたのか、誰が話したのかを詳細に説明してください。例：「6月30日金曜日に、私は123 Maple Streetの場所を訪れました。営業担当のジムと話した後、調整とオイル交換をすることに同意しました。合計100ドルが請求されました。」

問題を説明しなさい。できるだけ説明的にしてください。例えば、「店を出た後、車がアイドリングしているときにフードの下にガタガタと鳴る音がしました。」

状況を改善するために会社に何をしたいのかを正確に伝えてください。例えば、「私はあなたの店で起こった損害を修理するために必要とされる45ドルと同様にあなたの店でサービスのために全額払戻しをお願いします」と言います。あなたがお勧めする救済策について公正になりましょう。フロントバンパーが店舗で受け取った修理に直接関連していない場合は、直さないでください。

客観的な言葉を使う。手紙を書くときは、炎症性の言葉を使わないでください。スタッフや会社を侮辱しないでください。また、会社やスタッフに脅威を与えないでください。事実と、あなたが公正だと思う救済策を述べてください。

ドキュメントを含めます。店舗で行った作業の請求書のコピーを含めてください。あなたの主張を裏付ける画像を含めてください。また、別の整備士を訪問したときに、新しい整備士がそのサービスが以前の修理の不完全な結果であったことを書面で知らせることができる場合は、その文書を含めてください。コピーを含めるようにして、原稿を安全な場所に保管してください。

ポジティブになれ。あなたが会社について好きなことがあるならば、またはあなたが顧客であることの歴史があるならば、その情報を含めてください。それはあなたが顧客としてあなたを保つことができる場合、同社はより受容的になる可能性があります。

会社から連絡が取れるように連絡先情報を含めます。最も迅速な対応のために電話番号とEメールアドレスを含めてください。