多くの場合、雇用主が会社所有の自動車に投資するのではなく、職場で自分の自動車を運転するよう従業員に依頼することは費用対効果に優れています。しかしながら、これは従業員にコストを課す。組織は頻繁に優秀な労働者を引き付け、維持するためにマイレージ払い戻しを支払う。走行距離に基づいて自動車の運転費用を払い戻すための内国歳入庁のガイドラインに従うことは、雇用主と従業員の両方に大きな税務上の優位性を提供します。
マイレージ償還の基本
毎年、IRSは税控除の対象となるマイレージの払い戻しに対する最新の標準レートを発行しています。この率は、自動車、バン、SUVなどの自動車の運転の平均コストを反映しています。たとえば、2015年の標準レートは1マイルあたり57.5セントです。 IRSは、ガソリンだけでなく、保険、免許、メンテナンスを含む通常の運用コストをカバーするレベルで料金を設定します。雇用主は実際の車両の経費を追跡することができますが、一般的にはそうではありません。標準レートを使用すると追加の記録管理が不要になるためです。標準料金には、駐車料金や通行料などは含まれていません。雇用主はこれらの経費を事業経費として払い戻すことができますが、別々の品目として取り扱わなければなりません。
許容される出張
雇用主は、仕事関連の運転に対してのみ免税のマイレージ払い戻しを支払うことができます。これは、従業員が個人的な用事をしなくても、出張を事業経費として請求する可能性があることを意味します。例えば、クライアントと会うための旅行は控除できますが、個人的な銀行預金をするために横旅行をすることはそうではありません。また、毎日仕事と家の間を運転することは控除の対象となる旅行ではありません。特に長い出張のために、時々雇用者はマイレージを前払いします。これが完了したら、従業員は未使用の金額を返却する必要があります。
出張の追跡
標準料金が使用されている場合、IRSマイレージ償還文書の要件は簡単です。これは、標準料金が通常のすべての運用コストをカバーするため、使用者がガスや修理などのコストを追跡する必要がないためです。従業員は仕事関連の旅行の記録を提出しなければなりません。彼らは通常マイレージログを保存しており、定期的に払い戻しのためにそれを提出するべきです。各ログエントリは、最初と最後の走行距離計の読みを含まなければなりません。エントリーには、旅行の目的と目的地についての簡単な説明も記載する必要があります。
払い戻しと税金
雇用主が許容額を超える額を従業員に支払った場合、超過分は課税対象となる報酬であり、そのようにしてその従業員のW-2を支払う必要があります。それ以外の場合、マイレージの払い戻しは、雇用主にとって控除可能な事業経費です。従業員には標準レートまでの払い戻しに対する納税義務はなく、その金額はW-2の報酬として報告されません。雇用主がより少ない金額を支払うことを選択した場合、従業員は自分の納税申告書に差額を償却することができます。
