会計情報システム（AIS）は、グローバルな視点でのビジネスのやり方に革命をもたらしました。財務情報がAISに入力されると、収益性を確保するために財務レポートおよび財務諸表を複数の事業レベルで生成することができます。
AISソフトウェアが正確な財務報告と財務諸表を提示するためには、会計情報を正確かつ効率的にAISに入力する必要があります。
事実
会計情報システム（AIS）は、システムに入力された情報と同じくらい優れています。コンピュータ化されたAISソフトウェアは会計情報の記録と集計に必要な工数を大幅に削減しましたが、それでも金融取引を記録するためにはソフトウェアを精査して維持する必要があります。
すべての金融取引には、適時性、正確性、および妥当性という3つの主な要件があります。金融取引がこれらのガイドラインを満たさない場合、AISソフトウェアに入力された情報が不適切に準備された財務諸表およびAISの失敗につながります。
適時性
すべての金融取引は適時に行われるべきです。収益と関連費用は同じ期間に発生し、請求書は受領した月に記録され、月次締め切りはAISの会計期間の終了前に行われます。
異なる会計期間または暦月に財務情報をAISに入力できるようにすると、AISによって作成された財務報告が歪められます。また、会計期間中に発生した収益と費用を適切に反映していない財務諸表も作成されます。
正確さ
金融取引が適時に受領されたら、それらは正確さについて検査されなければならない。事務処理に記載されている金額が正確であることを確認するには、人件費レポート、現金支払い、および現金受領をすべて確認する必要があります。一貫したエラーが発生した場合、金融取引を見直すことで他の会計機能を見直すことができます。
不正確な情報がAISに転記された場合、金融取引の誤りを見つけるために口座の調整が行われる必要があります。
有効
有効性について金融取引を測定することは、AISに情報を記録する際の重要なステップです。取引が正確で信頼性があり、事業運営に関連すると判断されれば、有効性要件は満たされます。外部の会計事務所からの監査は通常、AISに入力された財務情報の有効性に焦点を当てています。無効な情報を記録することは重大な誤りであり、監査報告書には会計上の欠陥として記載されるでしょう。
会計ワークフロー
財務情報は、適時性、正確性、および妥当性の要件を満たすために適切な手順に従う必要があります。すべての会計事務所は、すべての金融取引がAISに入力され、会計期間が終了する前に財務報告が実行されることを保証するワークフローを持つべきです。効率的なワークフローでは、各プロセス中に各文書が1回だけ処理されるため、金融取引を過剰に処理して作業量を増やす必要がなくなります。
故意の詐欺
金融取引は適時性、正確性、および妥当性という会計要件を満たす可能性がありますが、一部の企業は自社の財務上の健全性を促進するために故意の詐欺行為を行っています。 AISソフトウェアは、操作が難しいコンピュータ化された記録として意図されていましたが、それでも実行できます。取引を隠す特別な勘定科目を使用する、借金を隠すために別のエンティティを作成する、そして会社AISを設計するために元監査人を使用することは、AISで詐欺的な情報を作成するためのすべての方法です。
