自分の資金から承認された事業経費を支払う従業員は、通常、雇用主からの払い戻しを受けることができます。そのような払い戻しを容易にし、費用が会社の元帳に正確に計上されることを保証するために、従業員はそのようなすべての自己負担費用の詳細な報告書を提出することが求められます。
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（オプション）会社経費報告書テンプレート
会社が経費報告書テンプレートを提供している場合は、それにアクセスしてその指示に従います。
そうでない場合は、領収書をまとめて時系列に並べます。また、自動車の燃費や、新聞やホテルの自動販売機から購入した軽食などの付随的費用など、領収書がないすべての経費も記載してください。
会社提供のテンプレートを使用せずに独自のレポートを作成する場合は、コンピュータのスプレッドシートを使用してください。新しいレポートを作成するたびに、テンプレートを作成して新しいワークシートにコピーします。すべてのシートの見出しには、氏名、部署名、コード、およびレポートの対象期間が記載されています。この情報の下に、テンプレートには少なくとも5つの列、日付、支払い先、目的または説明、および金額が表示されます。会社の方針によっては、会計コード、会議の出席者などの情報に列を追加する必要があります。
あなたの領収書を使って日付順にあなたの経費をあなたのシートにリストし、ソースとしてリストしなさい。 1週間に1回、隔月に1回、1ヶ月に1回など、通常は会社の方針で指定されている期間ごとに1つのレポートを作成します。 1日に複数の領収書がある場合は、食事の費用や駐車場の費用など、費用の種類ごとにまとめておくと便利です。
あなたが何らかの目的で定額手当を受け取った場合は、それを報告書の一番下、領収書の後の行に自分で記入してください。
あなたがあなたの個人的な乗り物に置いた走行距離のために払い戻されるならば、あなたは会社の方針に従って毎日または毎週自動車の記録を取ってあなたの経費報告に走行距離を移すべきです。別の経費項目としてマイレージをその行に入力します。受取人の列に "Personal Auto Mileage"と入力し、説明列にマイルとマイルあたりのレート（例： "275マイル@ 58セント/マイル"）を入力し、金額列に払い戻し額を入力します。各雇用主には独自のマイレージ返済率があります。
すべての経費を入力したら、金額列の最後の項目として合計します。経費を支払うために前払い金を受け取った場合は、その総額からその金額を引きます。これはあなたに返済される金額です。
雇用主が異なれば、領収書の提出方法について異なる方針があります。元の領収書を提出するか、スキャンまたはコピーを提出するように要求される場合があります。あなたはそれらを相互参照する必要があるかもしれませんのであなたの払い戻しを扱う人が領収書と経費を合わせることはより簡単です。マイレージ払い戻しの請求を送信する場合は、その期間の自動ログのコピーも送信する必要があります。
あなたの雇用者の方針に従って、フォームに領収書を添えて経費報告書を提出してください。空のテンプレートと何週間もの費用を含むスプレッドシートファイル全体ではなく、今週の費用を含むワークシートのみを送信します。
ヒント
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可能な場合はいつでも、あなたが払い戻し可能な費用をあなたがそのような費用のためだけに使うクレジットカードで払います。これは、払い戻し可能な事業経費を追跡し、その支払いを調整するのに役立ちます。
同じ領収書に出費と人件費を混ぜないでください。
すべてのレポートをダブルチェックし、レポートに記載されている金額と経費の領収書を照合します。タスクを急いでいる人々が領収書から経費報告書に間違った金額を転送するとき、多くの間違いが起こります。
経費の正確かつ期限内の払い戻しについては、必ず雇用主の人事、給与、または経理部門に確認してください。
警告
経費について嘘をつかないでください。これは会社から盗み出しており、解雇や刑事訴追などの悪影響をもたらす可能性があります。
あなたが払い戻されることができるものに対するどんな制限でもあなたの雇用者と相談してください。すべての食事が費用をかけられるわけではないかもしれませんし、アルコール、ドライクリーニング、バレーパーキングなどを払うことができないかもしれません。あなたの雇用主は、払い戻しが可能かどうかについてのガイドラインを持つべきです。
あなた自身が承認した事業費のみを支払います - あなたがそうする権限を持っていない限り、他の人々の費用を支払いません。また、経費の払い戻しを受けた他の従業員の経費の支払いは避けてください。
