新しい手順の提案を書く方法

あなたが情熱的な従業員であり、あなたの仕事の手順のいくつかが改善されることに気付いた場合、あなたは新しい手順を導入するための提案を書くことを検討するかもしれません。この種の提案書（または電子メール）は、内部提案として分類できます。内部提案を書くことは、外部提案を書くこととは少し異なります。あなたは、あなたがしているのと同じ組織で働いている人々に手紙を書いているので、あなたはあなたの内部専門用語を使い、機密情報を使うことに敏感ではないかもしれません。

あなたの提案のための計画を立ててください。プロポーザルに取り組む相手を決定します。たとえば、あなたの組織に新しい会計システムを導入させたい場合は、会計部門、おそらく最高会計士事務所に連絡してください。また、あなたの提案の目的、たとえば特定の会計システムの導入を決定します。さらに、読者の立場に身を置いてください。これはあなたがあなたの提案が受け入れられるべきであることを観客にどのように納得させることができるかをよりよく理解することを可能にします。

提案を書き始めます。初めに、あなたの手紙の目的をはっきりとはっきりと述べてください。たとえば、「私はこの手紙を書いています。経理部にABC会計システムの実装を検討するように依頼します」と書くことができます。

組織の現在の手順を説明してください。現在の手順で非効率な点を示します。例えば、現在の会計システムは運用するには時間がかかりすぎるかもしれません。さらに、それは費用のかかるエラーをするかもしれません。

新しい手順の簡単な説明を入力してください。それらが古いものとどう違うかを概説する。まず、あなたの提案をほんの数文で説明します。その後、必要に応じて詳細を記入してください。ただし、提案書は短く簡潔にしてください。

提案された新しい手順の実施を支持する議論を与える。新しい手順が組織にもたらすことができる利点を明確に挙げてください。考えられる利点には、生産性の向上、生産品やサービスの品質の向上、原材料の節約の拡大、従業員の士気の向上などがあります。

該当する場合は、任意の文書を使って提案をバックアップします。たとえば、新しい手順が組織内または業界の他の場所でテストされた可能性があります。すべての補足文書に明確な印を付け、提案書の本文にその意味を明記してください。

提案された手順を組織内でどのように実装できるかについての詳細を説明してください。あなたが新しい会計システムを導入することを提案するならば、実装は段階的に行われるかもしれません。しばらくの間、新しいシステムと古いシステムを同時に操作することができました。新しいシステムのテストが終わったら、古いシステムを廃止することができます。

送信する前に、他の人に提案書を読んでもらいます。批判を求める。提案について話し合い、改善できる点を特定します。それをより説得力のあるものにするために提案のいくつかの文を変更してください。

あなたの提案を提出してください。