見込み顧客と法律事務所との間の最初の連絡は、通常電話で行われ、受付係が行います。結果として、会社の受付係は常にプロフェッショナルで丁寧であることが重要です。ただし、プロ意識を維持することは、特に日常的に大量の電話に応答する受付係にとっては困難な場合があります。しかし、法律事務所で電話に出るときは必ず従うべき特定の原則があります。
初回通話の取り込み
法律事務所の名前を発表し、名前で自分自身を識別し、あなたが発信者にどのように役立つことができるかを尋ねることによって、それぞれの電話を取ります。たとえば、「おはようございます、これはXとYの法律事務所です、Janeが話しています。誰と話していますか」という名前で発信者を識別したら、「Zさん、今日はどうしますか。会話の残りの部分では、名前で発信者を参照してください。各通話中のメモ書きは、特に名前に関しては役に立ちます。会話中は前向きな調子を保ち、辛抱強く、そして気分を失うことはありません。専門用語、スラング、または "uh huh"や "um"などの非単語の使用を避けます。
発信者のニーズを特定する
あなたが発信者に注意深く耳を傾け、彼女のニーズを識別し、明確で簡潔な方法で要求された情報を彼女に提供することは非常に重要です。各発信者は、必要な情報を入手したり、話す相手として適切な人を見つけたりするための支援を求めています。
会社の適切な人に発信者をルーティングする
発呼者が弁護士から最もよく提供された情報を要求している場合、発呼者に彼が他の誰かと話す必要があることを伝え、転送のために保留するように依頼します。あなたが電話を転送する予定の弁護士に連絡し、名前で発信者を発表し、電話の目的を明らかにし、弁護士がいる場合は電話を転送します。 45秒を超えて発信者を保留にしないでください。 45秒後に、電話をかけ続けたいのか、弁護士がいらっしゃったときにかけ直したいのか、後でかけ直すのかを尋ねます。
通話終了
各通話を終了する前に、通話を終了する前にさらに支援があるかどうかを問い合わせてください。法律事務所を考慮して呼び出し側に感謝します。弁護士が潜在的な顧客に法律事務所を雇うよう説得することはめったにありませんが、専門家でない、失礼な、または失礼なことによって弁護士が弁護士のクライアントを失うことは非常に簡単です。
