効果的な事業報告書作成には多くの特徴があります。たとえば、管理者は、必要な情報がすべて含まれるように、事前にレポートの概要を説明する必要があります。さらに、管理者は、一般的な読者の知識ベースの外側にある特別な用語や単語を説明する必要があります。ただし、5つの主要な特性が最も効果的なビジネスレポートを強調する傾向があります。
完全
報告は、彼らが伝えようとしていることにおいて完全である必要があります。レポートを完全に作成するための最善の方法は、自分の目的をすべて確実にカバーすることです。たとえば、マーケティング調査レポートの目的は、製品、価格、および顧客サービスに関する顧客満足度を判断することです。さらに、あなたの目的は何人かの顧客があなたの製品やサービスの購入をやめた理由を見つけることを含むかもしれません。典型的な事業報告の構造には、紹介、本文、そして結論が含まれています。レポートの結果をスキャンする時間しかない管理者や同僚のためのエグゼクティブサマリーも含める必要があります。エグゼクティブサマリーで箇条書きの点を使用し、最も重要な点または発見事項のみを強調表示します。
正確さ
事実や数字を述べるときあなたの報告は常に正確であるべきです。たとえば、マーケティングマネージャは、レポートに財務情報を点在させたい場合があります。財務管理者は、マーケティングリサーチ管理者に2年間の四半期ごとの売上高と利益の数値を提供することができます。これらの売上高と利益をレポートに含めるときに正確に報告するのはマーケティングリサーチマネージャの責任です。同様に、あなたはあなたのステートメントのいくつかを参考文献でバックアップする必要があるでしょう。それ故に、あなたはそれらを参照する前にあなたが他の作者のステートメントを完全に理解していることを確認する必要があります。
簡単な言語を使う
ウェブサイトのEntrepreneurによると、あなたのレポートのメッセージは単純であるべきです。あなたはあなたが中学校教育を受けている人のことを話しているかのようにあなたの報告を書くべきです。抽象的なアイデアやトピックには簡単な言葉や説明を使用してください。マネージャはまた、自分の分野の外から観客を演説するときに専門用語の使用を避けるべきです。たとえば、マーケティングリサーチの専門職は、マーケティングリサーチ用語の「オープンエンド」と「クローズドエンド」の代わりに、それぞれ「複数選択」と「空白を埋める」などの単語を使用する必要があります。また、文章はできるだけ短くしてください。
正しいスペル、句読点、動詞の時制
スペルミスや文法上の誤りのあるレポートを削除することに対する言い訳はまったくありません。レポートは必ずコンピュータのスペルチェッカーを介して実行してください。文法上の誤りや間違った動詞の用法を使用しているかどうか、他の人に報告を校正してもらってください。すべてのレポートの適切な場所に、コンマ、ピリオド、疑問符、および感嘆符を含めるようにしてください。
アクティブな声を使う
受動的な音声とは対照的に、能動的な音声を使用すると、レポートに権限を持って書くことができます。受動的な対応物ではなく、実行され、管理され、そして調査されるような、実行され、管理され、そして調査されるような単語またはフレーズを使用する。彼らはより活発な声を表すように、 "ed"で終わる言葉を使用してください。
