業界に関係なく、基本的なビジネスレターの書き方を理解することは、すべてのビジネスマンにとって必須です。基本的な業務上の通信は非常に一般的ですが、テクニカルライティングではいくつかの種類の業務用レターがあります。ビジネスレターは、対象読者、目的、作成者および特定の形式によって異なります。
カバーレターを再開
ビジネスマンは、入社しようとしている組織に自分自身を「売る」ために、求人応募プロセスで履歴書カバーレターを使用します。カバーレターはあなたが求職者としてあなたの潜在的な雇用主に与える最初の印象であり、雇用主はしばしば履歴書が読む価値があるかどうかを決定するためにリトマステストとしてカバーレターを使います。 Purdue Online Writing Labによると、あなたはあなたが探している仕事のためにあなたを準備した経験とスキルを強調して、あなたの履歴書カバーレターを物語の声で書くべきです。ノースカロライナ大学チャペルヒル校のライティングセンターでは、会話形式と形式形式の間のトーンで書くことを提案しています。カバーレターを書くときはアクション動詞を頻繁に使用し、「詳細指向」などのレターに含める必要があるキーワードを見つけるには、ヘルプ募集広告または職種を使用してください。
説得力のあるビジネスレター
説得力のあるビジネスレターを書いている場合、あなたはあなたが推奨する行動をとるように受取人に説得しようとしています。あなたはこのタイプのビジネスレターを従業員、スーパーバイザー、クライアントまたは同僚、あるいはあなたの組織の内外の他の当事者に書くことができます。 EnglishClubによると、説得力のあるビジネスレターは最初の数センテンス以内に（納得させるための）目的を述べなければなりません。ビジネスマンはステレオタイプで忙しいのでビジネスライティングは簡潔です。不必要な紹介、社交、または詳細で時間を無駄にしないようにするには、あなたの手紙がすぐに問題に到達することが非常に重要です。読者に最初の数行以内に取らせたいと思う行動方針を述べ、その行動の利点を概説するか、またはなぜそれが取られるべきかを説明する手紙の本文を使ってください。必要な詳細を明確に含めるようにしてください。 EnglishClubはまたあなたが返事を必要とするかどうかあなたがはっきりと述べることを提案します。
説得力のあるビジネスレターを書くとき、あなたの聴衆を分析してください。あなたが書いている人はあなたがどんな情報を含むかを決定するでしょう。たとえば、あなたが書いている人があなたを知らない場合にのみ、紹介を追加します。さらに、管理者は行動の過程でクライアントとは異なる利点を見つけるでしょう。
謝罪の手紙
ビジネスレターの最も一般的な種類の1つですが、謝罪状も書くのが最も難しいものの1つです。あなたは「顔を保存する」と書いて、あなたのビジネスが誠実であることを誠実に保つことを許しながら、軽蔑に心からの謝罪を申し出るべきです。他のビジネスコミュニケーションと同じように、まっすぐにポイントを取得してください。謝罪するために - そしてあなたが最初の段落であなたが謝罪していることの意図を書いてください。 ABusinessResourceによると、あなたの次の段落は、間違った当事者に間違いを許し、エラーがどのように行われたか、またそれが再び起こらないようにするために行われていることを説明するよう依頼するべきです。最後に、あなたはあなたの謝罪を再び述べて、割引、無料商品または他の適切な方法で間違いを補うために申し出るべきです。謝罪の手紙では、決して防御的に見えることはなく、常に問題に最も適切に対処できる人の連絡先情報を提供してください。
