雇用証明書を起草することは一般的な人的資源の仕事です。ただし、現在の従業員または過去の従業員に関する情報を電話で配信するのは一般的にお勧めできません。まず、発信者の身元を確認する方法がありません。もう1つは、電話で情報を提供することは、ほとんどの企業が実施しているプライバシー管理に違反することです。より良い選択肢は、従業員に書面による承認を求め、その後、雇用情報を書面で提供することです。
なぜ就職証明書なのか
現在または過去の雇用および給与に一部基づいて決定を下す企業および個人は、従業員から提供された情報を検証する方法を必要としています。最も一般的なのは、銀行やその他の貸付機関、住宅所有者、人材派遣会社、その他の潜在的な雇用主です。貸し手と住宅所有者は通常、雇用状況と賃金または給料を確認するだけで済みます。雇用会社は、出勤、職務、任務に関する情報を要求することがあります。あなたの検証方針はあなたの会社が提供しても構わないと思っている情報量を決定します。
標準検証と形式検証
雇用証明書に含める情報は、標準証明書を作成するのか、正式証明書を作成するのかによって異なります。どちらのバージョンも会社の正式なレターヘッドにあり、確認を発行した人の日付、タイトル、および署名が含まれている必要があります。住宅所有者が要求する証明書などの標準的な証明書には、通常、従業員の名前、雇用状況、現在の役職、および基本年間給与が含まれます。貸し手に発行された正式な証明書には、従業員の社会保障番号と公証人からの正式な会社の印鑑または切手も含まれることがあります。
フォーマットとスタイル
雇用証明書には標準的なレイアウトはありません。標準の8.5 x 11インチの用紙を使用して、ページの向きを横に設定し、余白を0.5インチに設定して、確認を従来の証明書のように見せます。向きを縦に設定し、ビジネスレターの外観に標準の1インチの余白を使用します。会社名と連絡先情報を含むレターヘッドを中央に配置してから、確認情報の入力を開始します。証明書を表としてフォーマットして、各情報を2行に1行に分けて入力することができます。左側に、「Employee」、「Current Position」、「Annual Income」などのラベルを入力します。右側に適切な情報を追加します。
配送オプション
配信オプションは、通常の証明書と正式な証明書では異なることがよくあります。標準の雇用証明書の場合、ほとんどの企業は情報を受取人に郵送、ファックス、または電子メールで送信します。正式な証明書に社会保障番号が含まれている場合、ほとんどの企業は米国の郵便で情報を送信します。従業員が自分の証明書を受け取り、配達することを許可することもできます。証明書を配布したことを従業員に通知するかどうかは、事業の規模とこのサービスに対する要求の数によって異なります。
