部門別プロポーザルの書き方

部門別プロポーザルは通常、新規または拡張されたプログラム、新しいサービス、または部門の予算配分の支出に承認を必要とする現在のビジネスを行うためのさまざまな方法のためのリソースを取得するために使用されます。意思決定者の時間を尊重するためには十分に短く、承認を得るためには十分に包括的である必要があります。プロポーザルは、プロポーザル要求（RFP）への応答の場合もあれば、未承諾の場合もあります。

プロポーザルの準備

あなたの研究をしてください。 RFPまたは部門別プロポーザルガイドをよく読んでください。彼らが何を求めているか（フォーマット、長さ、セクション数）を知っています。指示に正確に従ってください。即興しないでください。

あなたが誰に提案を提示しているのかを知ってください：CEO、管理委員会、または部門管理者。あなたは彼らの観点に提案を投じる必要があるでしょう。 CEOはより戦略的な見解を必要としますが、マネージャーはより詳細な手続き上の詳細を要求します。管理委員会は両方で構成されるので、両方の目標は十分に文書化されるべきです。

部門別戦略計画、またはそれと同等のものを読んでください。あなたはあなたの提案がどのように戦略的目的、あるいは重要な結果を達成するかを示す必要があるでしょう。他の適切な部門文書、特にあなたが働いている分野を参照しているものを読んでください。

プロポーザル開発

あなたが解決しようとしている問題や、あなたがレンダリングしようとしているサービスの履歴から始めましょう。ニーズを説明するか、ニーズ分析を行います。部門構成と、この提案が当てはまる場所についての理解を示してください。

可能であれば定量的に - あなたの提案の利点を特定します。強みと機会を定量的に強調し、弱点と脅威に対する解決策を示します。相対的な費用と便益の観点から選択肢と可能な代替案を説明しなさい。リスク分析を行います。法的な考慮事項を含め、識別されたリスクに対する解決策を識別します。好みの選択肢を述べ、その理由を示してください。

数とコストの両方の観点から、推奨オプションに必要となる人的および物的資源を特定します。あなたのすべての主張が正確であり、あなたがあなたが約束しているという結果を提供するためのリソースを持っていることを確認してください。

作業の時間枠を明確に述べてください。基本的な作業内訳構造またはガントチャートを含めます。これらはどちらもプロジェクト管理ツールです。あなたがそれらに慣れていないならば、そうである同僚を見つけてください。口頭でも提案にも、重要な支援を提供する同僚の名前を必ず含めてください。

提案を提出する前に、それを24時間取っておきます。それを徹底的に読み、弱点を見つけてください。文法を締めます。信頼できる人に校正を依頼し、必要に応じて書き換えます。

エグゼクティブサマリーを作成します。 1ページ以下で、提案の重要な部分を述べなさい。これを最初のページにしてください。 2ページ目は正確な索引または目次であるべきです。