ほとんどのホテルは夜間監査を行ったり、ゲスト元帳の小切手のバランスを取ります。これらのチェックは、ゲストアカウントの正確性を保証し、その日の金融取引を検証し、占有率と部屋の収入を追跡し、どのゲストが翌日チェックアウトするのかを把握するために行われます。夜間監査は手動でも電子的にも実施することができ、手順全体には多くのステップがあります。
未払い請求の転記
夜間監査人は、当日からのすべてのゲスト取引が正しく請求され、ゲストアカウントに転記されるようにする責任があります。これらの料金は正確な日に掲示されなければなりません、さもなければ、ゲストがチェックアウトするとき、混乱と矛盾が生じるかもしれません。このタイプの料金のいくつかの例には、ルームサービス料、電話またはインターネットサービス料、ドライクリーニング料金、ミニバー料金またはバレーパーキング料金が含まれます。
部屋のステータスと料金の調整
毎朝行われる当日の稼働状況レポートとハウスキーピング状況レポートを確認した後、夜間監査人は2つのレポート間の不一致を調整して実際のホテルの部屋の稼働状況を把握する必要があります。次に、彼は、ゲスト登録レコードと会議室レポートを比較して、課金された、または見積もりされた料金が一致していることを確認します。たとえば、チェックイン時に団体客の割引が適用される場合がありますが、予約システムでは標準料金として表示されています。
ノーショーを確認
ゲストが予約しているがチェックインしていない場合は、ノーショーと見なされます。夜間監査人はフロントオフィスシステムでこの情報をチェックして、重複した予約が削除され、不在請求が請求され、部屋が空いていることを確認します。彼はまた、システム内で、顧客が現れなかったことをメモしなければならず、そのため、ノーショーに料金が請求されても問題はありません。
ポストルーム料金と税金
この夜間監査プロセスは、通常、自動化されたシステムでははるかに簡単です。夜間監査人は、実際の部屋の夜間料金と、占有されているすべての部屋に適用される税金を単に転記するか、請求をします。料金と税金を確認した後、夜間監査人は宿泊料金と税金の報告書を作成します。
レポート作成
夜間監査人は、宿泊料金と税の報告書以外にもいくつかの報告書を作成します。これらには、日次業務報告、個別部門報告、および高残高報告が含まれます。日次運用レポートは、その日の事業の概要からなり、全体の収益、フロントオフィスの現金取引、営業統計、債権などの詳細が含まれています。個別の部門レポートには、ホテル内のレストランやバー、ルームサービス、その他のホテルエリアなど、他のホテル部門からのすべての取引が含まれます。ハイバランスレポートでは、アカウントのクレジット限度額に近づいている可能性があるゲストを簡単に識別できます。
最終手続き
夜間監査人は現金の支払いと支払いを比較し、レジスターのバランスを取り、そして銀行の現金保証券を作成します。その後、彼女はホテルのコンピュータシステムをバックアップして、すべての情報が確実に保存されるようにします。最後の手順は、ゼネラルマネージャー、フロントデスクマネージャー、ルームサービス、またはレストランマネージャーなど、適切な関係者にすべてのレポートと情報を配布することです。
