電子メールが普及する前は、ファックス送信は文書による通信を迅速に送信する唯一の方法でした。彼らは数百または数千マイルを超える数分の短時間で紙と印刷物を提供することができます。電子メールが広く使用されるようになって以来、一部の企業は完全にファックス機を放棄しました。それでも、ファックスは電子メール通信よりも優れた点がいくつかあります。
紙の問題
ファックス送信は紙を使用し、電子メールは使用しないので、紙に関する問題はファックス通信を不利にする。プリンタのように、ファックス機は紙詰まりを経験することができます。プリンタとは異なり、これらの紙詰まりは、ファックス送信を完了するのに必要な2台のマシンのうちの1台で発生する可能性があります。元の文書が送信側のファックス機で紙詰まりを起こし、紙詰まりがひどい場合は文書を使用できなくなる可能性があります。受信側では、印刷されている用紙がファックス機に詰まり、プロセス全体が中断される可能性があります。受信機も紙切れになる可能性があり、そのためにユーザはその紙がしばらくの間なくなっていることに気付かないかもしれない。この遅延により、時間に敏感な通信が数時間から数日間応答しなくなる可能性があります。
ワンステッププロセス
ファックス送信の最大の強みの1つは、署名された文書またはハードコピーにしか存在しない文書を人が扱っているときに発生します。その人が文書をEメールで送信したい場合、彼は文書をスキャナーまたは多機能プリンターで画像化する必要があります。ユーザーは、スキャンした文書を保存するためにコンピュータのハードドライブ上の場所を選択する前に、スキャンした画像を編集する必要があります。人がEメールを送信するときは、スキャンファイルをEメールに添付する必要があります。これとは対照的に、ファックス機を使用している人は単に文書を装置に入れてそれを受信側に送るためにいくつかのキーを押すだけである。
編集
電子メールで送信された文書はユーザーが編集できますが、ファックスで送信された文書は編集できません。 2者がプロジェクトで共同作業をしている状況では、文書を編集する機能がその共同作業を容易にし、両方のユーザーが素早く変更できるようにします。両者が敵対関係にある場合は、ファックス送信がより魅力的かもしれません。ハードコピーのファックス文書の性質上、相手の名誉を傷つけたり操作したりするために文書を変更することがより困難になります。
組み合わせ
今日の多くのコンピューターとプリンターは、ファックスとEメールの両方を送信できます。つまり、デジタルファイルはコンピュータからファックス機に送信され、そこでハードコピー文書として配信されます。これらのコンピュータとプリンタは、ファックス機からファックス送信を受信することもでき、ファックスとEメールの両方の利点を提供します。
