プロセス文書は、会社で行われる重要なタスクを明確に概説しています。従業員間の混乱を解消し、会社のすべてのメンバーを同じページに配置します。プロセス文書は、会社の現在のプロセスとは何かを定義します。現在の慣行を特定することで、現在のシステムの欠陥を見つけ出し、改善の余地があると考えることがよくあります。また、プロセスの文書化により、変化するビジネスニーズに迅速に対応することができます。あなたの会社の現在の機能を明確に概説することは会社が前進することをより可能にするでしょう。
文書の範囲を決定します。 1つのプロセスセットに焦点を絞って、企業内または大企業内のすべてのプロセスを文書化できます。たとえば、大企業は、組織全体の作業を文書化するのではなく、会計機能だけから始めたいと考えるかもしれません。
プロセスの1ページの視覚的表現をドラフトします。適用性マトリックス、各タスクの責任者の概要、またはプロセスフロー図を含めます。プロセスフロー図は、プロセスを完了するためのさまざまな手順と、その手順が組織内をどのように流れるかを高レベルで表したものです。たとえば、請求書を支払うためのさまざまな手順は、プロセスのフローチャートで概説することができます。
プロセスが製品やサービスに与える影響を説明します。通常の操作の影響と、プロセスの失敗によって引き起こされる影響を詳しく説明します。たとえば、請求書が紛失して支払いが行われなかった場合、サプライヤは次の注文の発送を拒否します。
プロセス内の役割を定義します。役割を個人ではなく職務によって識別します。たとえば、買掛金担当者は請求書を処理し、支払いのためにシステムに入力します。コントローラは請求書を承認し、支払いを承認します。
プロセス内で使用されるすべてのコンピュータシステムとソフトウェアの概要を説明します。各システム、その目的、および機能を明確に定義します。
プロセスを最初から最後まで文書化します。テキストを作成するためのガイドとしてプロセスフロー図を使用してください。文書に含めることを選択した範囲に応じて、できるだけ詳細を含めます。個々の名前ではなく役割名を使用して責任を割り当てます。
例外のセクションを含めます。通常のプロセスフローに従わないとどうなるかを文書化します。例えば、コンピュータシステムがダウンしているとき、紙ベースの会計システムは請求書を処理するために制定されます。
影響を受けるすべての関係者とプロセス文書を確認してください。全員がプロセスについて合意していることを確認してください。
