電子メールは、企業および企業と通信する人々にとって標準的な通信方法となっています。とは言っても、伝統的なプロのビジネスレターが必要な場合があります。これは、就職活動、事業提案、あるいは法的な理由さえあります。結果が得られる可能性が最も高い文字を正しくフォーマットします。現在のビジネススタイルは、あまり正式でない文字に使用される「インデントスタイル」ではなく、ビジネスに「ブロックフォーマット」文字を使用します。
レターヘッドを作成する
レターヘッドには、氏名、会社名（該当する場合）、住所、および電話番号、ファックス、電子メールなどのその他の関連連絡先情報を含むあなたの情報が表示されます。ほとんどのコンピュータワープロプログラムは、空白のファイルページの一番上の部分をダブルクリックして「ヘッダー」セクションを開きます。ブロックスタイルでは、情報のインデントやセンタリングはありません。それは単に左マージンに沿った情報のブロックです。このヘッダーは最初のページでのみ使用されます。
ヘッダーセクションにレターヘッドを作成できない場合は、2つの選択肢があります。最初のブロックとしてレターヘッドを本文に移動するか、日付と受信者の情報の間に連絡先情報を含めて日付を最初に配置します。
日付、住所および挨拶文
日付、住所、あいさつは、メインレターページのセクションの最初の3ブロックです。本文ページをクリックして、ヘッダーセクションにいないことを確認してください。最初の行は、2017年5月10日のように、月を日と年でスペルアウトしてフォーマットされた日付です。
日付と受信者のアドレスブロックの間に空白行を入れてください。 "Mr."、 "Ms."を含めるまたは「夫人」該当する場合完全な住所と連絡先情報を使用して、街路情報を1行に配置し、都市を次の行に記述します。コロンが続く挨拶文の行をスキップします。たとえば、 "Dear Ms. Smith："のようにします。
レターの本文をフォーマットする
住所と挨拶文の間、または挨拶文の後に、トピックを要約したレターの参照を含めることができます。たとえば、 "RE：Supervisor Position"です。それから手紙の本文を書き続けてください。 Times New Roman、Cambria、Arialなどの10または12ポイントの控えめなフォントを使用してください。段落はインデントされず、左マージンに配置され、1行のスペースで区切られます。余白は文書の四方に1インチとします。
2ページ目へ
レターヘッドの連絡先情報は、レターの最初のページにのみ記載してください。すでに述べたように、最初のページは送信者のフルネームと住所を含むレターヘッドがあるはずの唯一の場所です。 2ページ目のヘッダーには、ページ番号を中央揃えにする必要があります。また、左側の余白に手紙の宛先、右側の余白に日付を含めることもできます。これは、2つのページが分離された場合に、読者が文書を識別するのに役立ちます。
手紙を閉じる
手紙は署名ブロックで閉じられます。 2番目のページの文字を閉じるには、「誠意を持って」や「よろしく」などの中立だがやさしい方法で閉じます。最後にコンマ、4つのスペース、そしてあなたの名前が続きます。あなたの名前の下に、もしあればあなたのタイトルを含めてください。あなたの名前の上のスペースに青または黒のインクで文字を署名してください。
あなたが履歴書や提案などの手紙に何かを含めた場合、あなたはあなたの名前の下に2行の「同封物」があることに注意したいでしょう。
