きちんとしたデスクトップと整然とした机の引き出しは良い組織が意味するものの表面を傷付けるだけです。代わりに、従業員を組織化することは、多くの場合、舞台裏で仕事をこなし、オフィス組織に徹底的に取り組むことです。それはまた、従業員を組織化するためのアプローチに、少し独創的な考え方を取り入れること、そして伝統的かつ明白な方法を組み込むことを意味します。
マルチタスクを停止
マルチタスクがより多くの作業を実行するための良い方法であるように思われるかもしれませんが、同時に複数のタスクに取り組むことは生産性を低下させ、従業員を組織化するあなたの試みを妨げます。アメリカ経営者協会によると、生産性の純減少は75パーセントにも達することがあります。従業員が活動やタスクに優先順位を付け、最も優先順位の高いタスクやアクティビティに最初に取り組むことを義務付ける明確な規則を確立します。これにより、生産性が向上し、ストレスが軽減されるだけでなく、組織的なワークフローも向上します。
情報リポジトリを設定する
Webベースのアプリケーションフレームワークや共有ネットワークドライブなど、フォーム、ドキュメントテンプレート、会社のポリシーのコピー、および従業員が頻繁に共有またはアクセスするその他の情報を保存するための中心的な場所を特定して設定します。よくアクセスされる情報を保存する場所が1つあると、アクセスが簡単になり、全員を整理しやすくなります。同じように、中央の共有された会社または部署のカレンダーは、何が起こっているのかを皆に知らせ、従業員が毎日および毎週の計画を作成するのを助けます。
会議とコミュニケーション
明確な期待を設定し、タスクを委任し、可能な場合は変更について事前に通知します。従業員にあなたが何を期待していて、何に取り組んでほしいと思っているのかを知らせることは事前計画とより良い組織化を可能にします。割り当てられた目標を達成するための進捗状況を評価するために、毎週または毎月の個人およびグループ会議を開催します。ワークショップ、スピーカーの紹介、組織スキルの向上に苦労している従業員との協力を通じて、優れた組織に直接取り組みます。物忘れが良い組織に影響を与える可能性を減らすために、会議中にメモを取ることを推奨します。
計画に時間をかける
従業員は毎日の終わりに計画のために15分を取っておくように要求します。毎週金曜日の午後にさらに15分追加して、翌週のスケジュールを確認し、次の週の準備をします。従業員の計画スキルの向上を支援することで、事前に資料や情報を準備できるようになり、組織性も向上します。事前計画は、従業員が就業日のどこにフィットしようとしている可能性があるかを従業員が判断するのにも役立ちます。これは、毎日の目標を優先順位付けしたり、支援を求めたりする必要があることを示します。
