特定の文書やファイルを探すのに何時間も費やしているのであれば、それはあなたのオフィスの組織システムを見直す時かもしれません。ファイルやフォルダが多数ある場合は、それらすべてを整理して整理するのに時間がかかることがあります。しかし、結局のところそれはそれだけで十分価値があるでしょう、なぜならあなたはすべてをどこに見つけるべきか正確に知っているからです。あなたが一度にオフィス全体に取り組むことに圧倒されていると感じるならば、あなたが終了するまで1日1つだけの地域を通って行くことを試みなさい。
あなたが必要とするアイテム
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受信トレイ/送信トレイ
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ファイル
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フォルダ
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ラベル
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ファイリングキャビネット/ファイリングボックス
受信トレイと送信トレイを机の片隅に置きます。すべての送信請求書、通知、その他のアイテムを郵送または配布するために送信トレイに保管してください。これらの商品を毎日発送します。受信ファイルに受信ファイル、文書、およびメールを入れます。また、日常的にこれらの事項に基づいて行動するか、または提出してください。したがって、彼らは混乱することはありません。
ファイルとフォルダのカテゴリを作成します。これらはあなたの業種によって異なります。クライアント、税務情報、ベンダー、および今後のプロジェクトなど、カテゴリによっては明確なラベルが付けられている場合があります。すべての文書をこれらの大きなカテゴリに分類することに集中してください。
該当する場合は、大きいカテゴリを小さいサブカテゴリに分割します。たとえば、会社にクライアントがある場合は、クライアントごとに1つのフォルダを作成します。クライアントのドキュメントが1つのフォルダに収まるには多すぎる場合は、このカテゴリをさらに細かく分割します。さまざまな種類のドキュメント用に、クライアントのファイルをさまざまなフォルダに分けます。
すべてのファイルにラベルを付けます。 CNN Moneyは、検索方法に応じてファイルにラベルを付けることをお勧めします。たとえば、あいまいなファイルに「Form 27G-28A」というラベルを付けるのではなく、「請求書」などの適切なカテゴリにラベルを付けます。これにより文書を素早く見つけることが容易になります。
すべての書類は、ファイリングキャビネット、ファイリングボックス、または同様の容器に入れてください。ファイルがたくさんある場合は、よく使うファイルを机の横に置いてください。オフィスのスペースが足りなくなった場合は、1年に1回しか使用できないファイルを別のクローゼットの収納部または別の部屋に保管してください。
ファイルを整理するときは、ゴミ箱に指定した書類を別に保管してください。古くて不適切な文書をタイムリーに細断処理することが、組織化されたオフィスを維持するための鍵です。書類を処分できるかどうかわからない場合は、ゴミの可能性があるフォルダを1つ指定し、細断できるようになるまでそこに書類を保管してください。
