企業記録を管理する方法

企業記録を管理する方法企業記録を適切に管理することは、組織の成功にとって非常に重要です。次の手順を実行します。

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企業記録とは何かを理解する

議事録やその他のメモを使用して、企業の意思決定を明確かつ効率的に追跡します。企業記録には、契約から企業の雇用決定、不動産リースの承認フォームまで、ビジネスに関連するすべての重要な文書が含まれています。

会社の記録を残すことは、あなたが初めて会社を始めたときのように見える雑用ではないことを知ってください。将来的には、これらの記録を参照して、会社の目標、パートナーの意見を決定し、さらには会社の方向性と使命に関する社内の論争を解決することもできます。

すべての主要な企業決定を記録します。よくわからない場合は、記録してください。最新のスキャン機能とオフサイトの紙の管理機能を備えているため、企業の会議の記録として厚くて肉厚なファイルを作成することは問題ありません。詳細な目次は、情報が必要なときに将来時間を節約するでしょう。

いつ記録するかを知っている

電話会議またはインターネットを介して行われる場合でも、年次株主総会および取締役会の議事録を記録する。これらは社内の会議よりも形式的ではない傾向がありますが、これは多くの場合最良のアイデアがまとまっている場所です。

パートナー間のものであろうと会社の従業員が決定したものであろうと、決議は彼らが書いている論文と同じくらい強いことを知ってください。口頭協定は企業の環境においてはほとんど重要ではないため、企業の記録管理が非常に重要です。

ヒント

コーポレートレコードガイドブックをオフィスに置いておくと、レコードキーパーとして指定された人が議事録を適切にフォーマットして索引付けするのに役立ちます。記録をオフサイトに送信する必要がある場合は、コピーをオフィスと耐火性のあるオフサイトに保管してください。企業の記録簿の管理に費やす時間は、通常、企業の規模によって異なります。大企業は、レコードを扱うために特別に従業員を雇う必要があるかもしれません。中小企業は多くの場合、週に1時間かそこらを費やしてレコードを更新することでうまくいくことがあります。

警告

企業の意思決定を正しく記録する時間がないとは思わないでください。十分に索引付けされた企業記録簿を保管することで、時間とお金を節約できます。また、将来訴訟に直面したときにも節約できます。企業記録帳には、あなたの会社に不可欠な機密情報が含まれています。家に持ち帰ったり、職場から取り出したりしないでください。あなたはその損失に対して責任を負いたくありません。