プログラム管理計画は、戦略的な事業成果を達成するために、複数の独立したプロジェクトをグループ化するために使用されます。多くの場合、プログラム管理では、計画文書の作成に重点が置かれており、実装にはあまり焦点が当てられていません。計画を成功裏に実行し、それに応じて逸脱があればそれを認識し管理することを確実にするために、計画の実行に同量の努力を払う必要があります。一般に、プログラム計画を完全に所有し、それが効果的に実行されるようにすることはプログラム管理者またはプログラム管理チームの責任です。
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コマンドチェーンを確立します。形式化された意思決定プロセスで明確な指揮系統を設定します。プロセスが単純であり、実装が行き詰まらないように迅速なターンアラウンドタイムをサポートできることを確認してください。状況を継続的に監視することによって、定義されたプロセスが回避されていないことを確認します。
プログラム基準と成功指標を開発する。さまざまなプログラムコンポーネントの統合を測定するために使用される標準を特定します。プログラムの一部であるさまざまなプロジェクトやタスクが確実に統合されるようにするためのプロセス、通信、データ、レポート、テンプレート、および配布方法に関連する文書標準。
実施スケジュールと状況報告を特定する。主なプロジェクトフェーズ、スケジュール、マイルストーンの詳細を文書化します。計画参加者とプロジェクト貢献者を特定し、彼らの責任と報告メカニズムについて文書化された文書を提供します。これによりチームはタスクに集中し続けることができます。
通信する、通信する、通信する。プログラム管理計画に関与するすべての関係者は、絶えずコミュニケーションをとる必要があります。コミュニケーションには、継続的なイニシアチブと活動、業績報告、成功と成果、そしてフィードバック、インプット、そしてコメントのアウトレットを含めるべきです。
プロセスを評価してから計画を再評価します。参加者から定期的にフィードバックを集め、目標が達成されているかどうかを評価します。各主要プロジェクトが終了したら、正式な会議を開き、プロセスについて話し合います。その過程で、成功を祝い、改善点を特定し、必要に応じてリソースを修正してパフォーマンスを最適化します。目標が達成されていない場合は、それらを変更する必要があるかどうかを評価します。
トレーニング計画を立てます。プログラム管理計画の結果が新しいシステムまたはプロセスになる場合は、すべてのユーザーとシステム所有者にトレーニングとリソースを提供するための正式なプログラムを開発する必要があります。計画は訓練、コミュニケーションおよび変更管理プログラムを概説するべきである。
ヒント
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•承認されたプロジェクト計画から、時間、コスト、人員、または質の観点から正式な詳細レビューを引き起こすパラメータを特定します。 •計画はガイドラインであり、一連の規則ではありません。保証されている場合は、逸脱することが重要です。 •オープンなコミュニケーションを促進する。プロセスに関与するすべての関係者からのフィードバックを聞きます。彼らは計画の一部を実行するためにより効果的な解決策を持っているかもしれません。
警告
•計画の各バージョンに応じて、誰が何をしているのかを覚えておくのが難しくなります。文書化と文書による継続的なコミュニケーションにより、これを管理しやすくなります。 •実施プロセスが行き詰まっていないことを確認するための説明責任を強化する。 • 柔軟です。計画外の変更が発生する可能性があります。そうであれば、その影響を評価し、それに応じて調整を加えます。割り当てられたリソースを認識したままにします。
