設定されていないファックス形式はあらゆる状況に適しています。ただし、いくつかの一般的なガイドラインに従うことで、ファックスの受信者はファックスですばやく情報を見つけることができます。これらのガイドラインはまた、ファックス受信時に受信者に問題がないこと、送信時に問題が発生しないことを保証します。
ファックスは10〜12ページ以内にしてください。多くの小規模オフィスのファックス機は一度に多すぎるページを扱うことができません。大きなファックスもファックス機と共有されている電話回線を束縛します。 10〜12ページを超えて送信する必要がある場合は、ファックスを複数のバッチに分割してください。受信者にあなたからの複数のファックスを期待するように言いなさい。
ページ余白やフォントサイズを調整して、ページ数を減らします。ただし、フォントサイズが小さいと読みやすく、マージンが小さいと履歴書のように見栄えが悪くなることがあります。少なくとも11ポイントのフォントを使用してください。
可能であれば、ファックスをビジネスレターの形式で書いてください。可能であれば、マージンは左右に1インチ、上下に1.5インチとします。文字をシングルスペースにし、段落間をダブルスペースにします。冒頭に挨拶文の前に送付者と受取人のための日付ブロックとアドレスブロックを含めてください。送信者のアドレスブロックが最初になります。
FAXに送付状を含めます。送付状は特定のレイアウト形式に従う必要はありませんが、送信者と受信者の連絡先情報、ファックスに含まれるページ数、およびファックスについての件名を含む件名を含める必要があります。ファックスに関する個人的なコメントも数行追加してください。連絡先情報には、個人名および会社名、部門名、住所、Eメールアドレス、電話番号を含めることができます。受取人がすぐにそれに関する情報を見つけることができるように、カバーレターは読みやすいはずです。
可能であれば、グラフィック付きのファックス送信は避けてください。送受信に時間がかかりすぎ、大量のインクを無駄に消費します。また、印刷品質が悪いため、通常はファックスではあまりうまく表示されません。
